Việc triển khai ERP trong doanh nghiệp là một quá trình đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và công sức. Để hệ thống ERP đạt hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sử dụng ERP cơ bản, điều này giúp hệ thống ERP vận hành một cách dễ dàng và trơn tru hơn. Trong đó, có 3 nguyên tắc mà doanh nghiệp không nên bỏ qua:
1. Luôn có đội ngũ tham gia dự án
Như chúng ta đã biết, ERP là một hệ thống phần mềm rộng lớn, có ảnh hưởng và tác động sâu rộng tới toàn bộ doanh nghiệp. Vì vậy việc triển khai ERP đòi hỏi phải có một đội ngũ tham gia triển khai từ khâu kế hoạch đến khâu vận hành. Đội ngũ dự án này cần là các cá nhân nòng cốt đến từ các bộ phận khác nhau trực thuộc doanh nghiệp, hiểu rõ và nắm vững các vấn đề, cách thức, quy trình hoạt động vốn có của doanh nghiệp, từ đó đưa ra được những yêu cầu, kiến nghị và đánh giá cần thiết về phần mềm.
Đội ngũ tham gia dự án đóng vai trò phân tích các vấn đề của doanh nghiệp đang gặp phải, xác định ngân sách, thời gian triển khai, đánh giá năng lực nhà thầu…để chỉ ra những lợi ích thực sự của ERP cho doanh nghiệp. Vì thế, đây được xem là nguyên tắc cơ bản về ERP mà doanh nghiệp cần tuân thủ.
2. Khảo sát và đánh giá cẩn trọng
Không chỉ với phần mềm ERP, dù triển khai bất kỳ dự án nào thì việc khảo sát và đánh giá cẩn trọng đều vô cùng cần thiết. Đây cũng là dấu sao quan trọng trong các nguyên tắc sử dụng ERP mà doanh nghiệp phải nắm chắc. Để đẩy nhanh quá trình đưa ERP vào sử dụng, nhiều doanh nghiệp quyết định rút ngắn thời gian khảo sát, dùng thử và đánh giá. Tuy nhiên đây là một sai lầm vô cùng nghiêm trọng, bởi lẽ thời gian khảo sát không đủ khiến cả doanh nghiệp và nhà cung cấp khó lòng nhận ra các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Đồng nghĩa với điều này là khi đưa phần mềm vào hoạt động, khả năng xảy ra sự cố là rất cao, gây khó khăn cho quá trình vận hành nói chung của doanh nghiệp.
Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp nên dành từ 3 đến 6 tháng cho quá trình dùng thử, tùy theo quy mô và độ phức tạp của phần mềm. Thời gian này cho phép cả nhà cung cấp và doanh nghiệp nhận ra các lỗ hổng của phần mềm để đưa ra phương án xử lý thích hợp, đồng thời khả năng tương tích và tính hiệu quả của ERP cũng được đánh giá một cách chính xác hơn.
3. Vận hành và kiểm soát theo đúng quy trình
Sau quá trình dùng thử, ERP sẽ được đưa vào hoạt động chính thức của doanh nghiệp, từng bước thay thế các phần mềm và quy trình riêng lẻ hiện có. Đó là lý do vì sao cần đảm bảo nguyên tắc sử dụng ERP là vận hành và kiểm soát theo đúng quy trình.
Không phải ngẫu nhiên mà người ta cần đặt ra các nguyên tắc, quy trình vận hành phần mềm. Nguyên nhân chủ yếu là doanh nghiệp đã trải qua một quá trình thử nghiệm để thống nhất rằng quy trình nào đem lại hiệu quả vận hành tốt nhất cho doanh nghiệp. Tuân thủ theo quy trình này, doanh nghiệp có thể tiến hành các thao tác một cách đơn giản và trơn tru hơn, hạn chế tối đa các vướng mắc hay sai sót có thể gặp phải.
Việc quản trị việc sử dụng ERP theo một nguyên tắc và quy trình chung giúp việc triển khai, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp chính xác hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hoạt động vận hành, hướng tới mục tiêu chung là tiết kiệm chi phí, nhân sự, gia tăng doanh số và đạt đến các mục tiêu khác nhanh chóng nhất.
Những nguyên tắc sử dụng ERP trên đây là 3 trong số rất nhiều nguyên tắc mà doanh nghiệp cần chú trọng nếu muốn triển khai ERP hiệu quả bạn có thể kham khảo thêm Tài liệu hướng dẫn sử dụng ERP để có cái nhìn sâu hơn. Sự khác biệt trong thành công của các doanh nghiệp khi ứng dụng ERP phụ thuộc phần lớn vào việc các nguyên tắc được tuân thủ và đảm bảo như thế nào. Càng đảm bảo thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc này, quá trình tích hợp ERP diễn ra càng nhanh chóng và hiệu quả với các doanh nghiệp. Để biết nhiều thêm các thông tin và tài liệu liên quan bạn có thể truy cập HexaSync Blogs hoặc để lại bình luận bên dưới chúng tôi sẽ giải đáp sớm nhất có thể.
