Trong quá trình khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử, sẽ thường xuyên xảy ra các trường hợp sai xót, không dùng được cần phải tiến hành điều chỉnh hóa đơn điện tử. Vì vậy trước tiên bạn cần nắm rõ các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử, phân biệt rõ các trường hợp cần xóa bỏ hóa đơn hay hủy hóa đơn giúp giảm thiểu các vấn đề trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Phân biệt xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn
Xoá bỏ hóa đơn: Là hoá đơn đã in/phát hành bị mất, phải lập biên bản huỷ/điều chỉnh/thu hồi lại.
Huỷ hoá đơn: Là hoá đơn không dùng được, thông thường khi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn còn dư khi giải thể, sáp nhập, v.v. .. phải làm biên bản huỷ, có hội đồng, rồi trình cơ quan thuế.
Hủy hóa đơn điện tử
Khi nào thì hủy hóa đơn điện tử
Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc huỷ bỏ hoá đơn điện tử như sau:
- Trường hợp người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế khi chuyển đến người mua có sai sót thì người bán thực hiện báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và lập hoá đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế xin cấp mã hoá đơn mới thay hoá đơn đã huỷ để giao tới người mua.
- Cơ quan thuế thực hiện huỷ bỏ hoá đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử
Khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định tiêu huỷ hoá đơn của cơ quan, tổ chức nhà nước, hộ, cá nhân kinh doanh như sau:
- Phải lập bảng kiểm kê hoá đơn cần tiêu huỷ.
- Phải thành lập Hội đồng tiêu huỷ hoá đơn, trừ tổ chức, cá nhân kinh doanh.
Hội đồng tiêu huỷ hoá đơn phải có đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
- Các thành viên Hội đồng huỷ hoá đơn phải ký tên vào biên bản tiêu huỷ hoá đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai phạm.
Hồ sơ huỷ hoá đơn
Hồ sơ huỷ hoá đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng huỷ hoá đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân phá sản.
- Bảng kiểm kê hoá đơn cần tiêu huỷ ghi rõ: Tên hoá đơn, ký hiệu mẫu hoá đơn, loại hoá đơn, số lượng hoá đơn huỷ (từ số. .. đến số. .. hoặc kê chi tiết từng số hoá đơn nếu số hoá đơn được huỷ không liên tục).
- Biên bản huỷ hoá đơn
- Thông báo việc huỷ hoá đơn phải có nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hoá đơn huỷ từ chữ. .. đến số, lý do huỷ, ngày giờ huỷ, biện pháp tiêu huỷ theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/NĐ-CP.
Hồ sơ tiêu huỷ hoá đơn được lưu trữ tại cơ quan, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hoá đơn.
Riêng Thông báo kết quả tiêu huỷ hoá đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu và một bản gửi cho chi cục thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu huỷ hoá đơn.
Xóa bỏ hóa đơn điện tử
Theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về hoá đơn điện tử như sau: Nếu hoá đơn đã lập có sai sót, gửi đến bên mua mà không giao nhận hàng hoá, cung ứng dịch vụ hoặc chưa khai thuế thì doanh nghiệp thực hiện như sau:
- Xoá bỏ hoá đơn điện tử khi đã có sự thoả thuận, thống nhất của cả hai bên.
- Huỷ hoá đơn điện tử theo đúng thời hạn 2 bên đã thống nhất.
- Bên bản lập hoá đơn điện tử mới thay cho hoá đơn cũ, trong hoá đơn mới phải ghi rõ “hoá đơn này thay thế hoá đơn số. .., ký hiệu. .., ngày tháng….”
Hướng dẫn xóa hóa đơn điện tử
Dựa vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng để thực hiện xóa hóa đơn điện tử.
Sau khi xóa hóa đơn điện tử bạn phải tiến hành lập và phát hành hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã xóa bỏ.
Trên đây là toàn bộ nội dung phân biệt xóa bỏ và hủy hóa đơn điện tử. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho mọi người cái nhìn tổng quát và tránh sai xót trong quá trình xử lý các hóa đơn điện tử.