Hướng dẫn bắt đầu với Acumatica trên HexaSync

Hướng dẫn này trình bày cách kết nối Acumatica ERP với HexaSync lần đầu, kiểm tra dữ liệu sau khi kết nối và cấp lại quyền khi cần. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ có một Acumatica Connector App để kiểm tra dữ liệu tồn kho trước khi kết nối với hệ thống khác.

Chuẩn bị trước khi bắt đầu

Trong HexaSync, một Connector App là một ứng dụng kết nối với Acumatica ERP. HexaSync kết nối qua một Connected Application do bạn tạo trên instance Acumatica (hệ thống Acumatica riêng của doanh nghiệp, truy cập qua một địa chỉ web riêng) của mình và đăng nhập bằng OAuth 2.0. Xem thêm tài liệu hướng dẫn chính thức của Acumatica.

• Tài khoản Beehexa để truy cập HexaSync Automation Engine. Nếu chưa có tài khoản, hãy làm theo hướng dẫn đăng ký tài khoản Beehexa.
• Địa chỉ instance Acumatica: địa chỉ bạn dùng để mở Acumatica, bắt đầu bằng https://, ví dụ https://acme.acumatica.com.
• Một người dùng Acumatica mở được Connected Applications (SM303010), thường là quản trị viên Acumatica.
• Tài khoản Acumatica có quyền xem stock item và tồn kho theo kho. HexaSync sẽ có cùng quyền với tài khoản dùng để cấp quyền; có thể dùng cùng tài khoản ở trên.
• Giấy phép Acumatica cho phép dùng API. Nếu dùng bản dùng thử, đăng xuất khỏi các ứng dụng khác đang kết nối với Acumatica trước khi bắt đầu.

Lưu ý bảo mật: Client Secret có giá trị như mật khẩu. Chỉ nhập Client Secret trực tiếp trên màn hình cấp quyền HexaSync.

Phần 1: Cấp quyền kết nối Acumatica trên HexaSync

Bước 1: Đăng nhập HexaSync

• Truy cập HexaSync Automation Engine và đăng nhập bằng tài khoản Beehexa.

Bước 2: Bắt đầu kết nối Acumatica

1. Mở trang thiết lập kết nối Acumatica trên HexaSync.
2. Trên màn hình Check connection details, tại thẻ Acumatica đang hiển thị Not connected, chọn Connect.

• Nếu trước đây bạn đã kết nối instance này: Connected Application đã được chọn sẵn trên màn hình Choose an app to connect to Acumatica. Chọn Continue rồi chuyển đến Bước 6.
• Nếu đây là lần đầu kết nối: HexaSync hiển thị màn hình Connect HexaSync to your Acumatica instance. Làm theo thứ tự các bước dưới đây, bạn hãy giữ màn hình này mở và làm Bước 3, Bước 4, Bước 5 trong Acumatica ở một tab khác.

Bước 3: Tạo Connected Application trong Acumatica

1. Mở tab mới, đăng nhập Acumatica và chọn công ty (tenant) mà HexaSync cần đọc dữ liệu.
2. Gõ SM303010 vào ô Search, hoặc mở Integration › Preferences › Connected Applications, rồi chọn dấu + (Add New Record).
3. Tại Client Name, nhập HexaSync. Giữ Active được chọn. Tại Flow, chọn Authorization Code.
4. Tại mục Refresh Tokens, chọn Mode là Sliding Expiration và chọn Infinite.
5. Mở tab Secrets, chọn Add Shared Secret, nhập Description là HexaSync và để trống Expires On (UTC).
6. Sao chép Value hiển thị ngay, rồi chọn OK.
7. Mở tab Redirect URIs, chọn dấu + (Add Row) và dán đúng giá trị dưới đây, không thêm khoảng trắng hay dấu / ở cuối:

https://app.hexasync.com/callback/install/third-party

Lưu ý:

• Không chọn No Refresh Tokens: HexaSync không duy trì được kết nối nếu không có refresh token.
• Acumatica chỉ hiển thị Value của shared secret một lần. Nếu chưa sao chép, hãy tạo shared secret mới.

Bước 4: Lưu và sao chép Client ID

1. Chọn nút Save trên thanh công cụ.
2. Acumatica tự động điền Client ID, ví dụ 1A2B3C4D-0000-4000-8000-ACME00000001@Company. Sao chép toàn bộ giá trị, kể cả phần sau dấu @.

Lưu ý: Ô Client ID có thể không hiển thị hết phần sau dấu @. Chọn vào ô và chọn toàn bộ nội dung trước khi sao chép.

Bước 5: Nhập thông tin vào HexaSync

1. Quay lại màn hình cấp quyền trên HexaSync.
2. Tại Instance URL, nhập địa chỉ instance. Tại Client ID, dán giá trị vừa sao chép. Tại Client Secret, dán Value của shared secret.
3. Để trống Webhook Secret (optional).
4. Chọn Continue.

Bước 6: Đăng nhập Acumatica và cho phép truy cập

1. Màn hình You’re about to authorize HexaSync on Acumatica hiển thị instance sẽ mở. Nhấn Yes Allow, rồi chọn Continue to Acumatica.
2. Đăng nhập Acumatica bằng người dùng xem được stock item và tồn kho. HexaSync có cùng quyền với người dùng này.
3. Khi Acumatica hỏi, cho phép HexaSync truy cập. Acumatica đưa bạn về HexaSync để hoàn tất kết nối.
4. Nếu HexaSync hiển thị Connected — Save Your HexaSync Webhook URL, chọn Continue. Connector App này lấy tồn kho theo lịch, nên không bắt buộc tạo Push Notification trong Acumatica.

Lưu ý: Nếu Acumatica không hỏi đăng nhập, Acumatica tự động dùng tài khoản đang đăng nhập. Để dùng người dùng khác, đăng xuất khỏi Acumatica ở tab đó trước bước này.

Bước 7: Tạo Acumatica Connector

1. Khi thẻ Acumatica chuyển sang Connected, chọn Create Acumatica Connector.
2. Trên màn hình Enter Connector Name, tên mặc định là [Địa chỉ instance] Acumatica Connector, ví dụ [acme.acumatica.com] Acumatica Connector. Phần Description đã được điền sẵn.
3. Chọn Continue. HexaSync hiển thị Creating Connector… trong lúc tạo Connector App; quá trình này có thể mất vài phút.

Sau khi tạo xong, hệ thống tự động chuyển bạn đến Acumatica Connector App vừa tạo.

Phần 2: Cấp lại quyền kết nối cho Acumatica

Thực hiện cấp lại quyền khi tác vụ báo lỗi xác thực, khi đổi người dùng Acumatica mà HexaSync dùng, hoặc khi đội ngũ Beehexa yêu cầu. Cập nhật trên đúng Connector App đang sử dụng; không tạo Connector App mới chỉ để xử lý lỗi đăng nhập.

Bước 1: Mở Settings trong Acumatica Connector

• Mở Acumatica Connector tương ứng trong Connector Apps, sau đó chọn Settings.

Bước 2: Chọn Re-authorize

• Trong Settings, tìm thông tin kết nối Acumatica và chọn Re-authorize.

Không thực hiện được Re-authorize? Chỉ chủ sở hữu thông tin kết nối mới có quyền cấp lại quyền. Hãy liên hệ người đã tạo kết nối Acumatica.

Bước 3: Kiểm tra Connected Application trên Acumatica

• Trên Connected Applications (SM303010), kiểm tra Connected Application HexaSync vẫn Active, Refresh Tokens vẫn là Sliding Expiration, và shared secret chưa hết hạn.

Bước 4: Kết nối lại

1. Quay lại trang Re-authorize trên HexaSync và chọn Connect trên thẻ Acumatica.
2. Chọn Continue to Acumatica, đăng nhập bằng người dùng xem được stock item và cho phép truy cập như Bước 6 ở Phần 1.

Đã tạo shared secret mới hoặc Client ID thay đổi? Mở lại link thiết lập ở Bước 2 ở Phần 1, chọn Connect, chọn Use a different app, rồi chọn I will provide my Acumatica app và nhập lại thông tin như Bước 5 ở Phần 1.

Phần 3: Kiểm tra trước khi sử dụng dữ liệu

Mở danh sách Connector Apps và chọn Acumatica Connector App vừa tạo.

Kiểm tra thông tin kết nối

• Tại Connector App vừa tạo, vào Settings. Thông tin kết nối Acumatica có trạng thái Connected.
• Kiểm tra đúng instance và đúng công ty (tenant) trong Acumatica.

Kiểm tra dữ liệu

1. Mở tác vụ [Acumatica] Stock Item Warehouse Details. Tác vụ lấy số lượng tồn (Qty On Hand) của từng stock item theo từng kho, mỗi giờ một lần, và chỉ lấy lại các stock item có thay đổi.
2. Chờ tác vụ chạy hoặc chọn chạy tác vụ. Quá trình kiểm tra và hiển thị kết quả diễn ra trong vòng 30 phút.
3. Đối chiếu một vài stock item với Acumatica, ví dụ Inventory ID, kho và số lượng tồn.
4. Kiểm tra số lượng stock item và kho. Nếu thiếu, kiểm tra quyền xem của người dùng đã đăng nhập ở Bước 6 ở Phần 1.

Lưu ý: HexaSync chỉ đọc dữ liệu, không thay đổi gì trong Acumatica. Nếu chưa biết nên kiểm tra tác vụ nào, hãy liên hệ đầu mối Beehexa đang hỗ trợ doanh nghiệp.

Phần 4: Lỗi thường gặp và cách xử lý

Phần 5: Bảo vệ thông tin và ngừng kết nối

• Nhập Client ID và Client Secret trực tiếp trên màn hình cấp quyền HexaSync. Không đưa Client Secret vào nhóm chat, email thông thường hoặc ảnh chụp lỗi.
• Che dữ liệu nhạy cảm trước khi gửi ảnh chụp cho bộ phận hỗ trợ.

Để ngừng kết nối:

• Đề nghị Beehexa tắt lịch chạy và ngắt kết nối trong HexaSync.
• Quản trị viên Acumatica bỏ chọn Active hoặc xóa shared secret của Connected Application HexaSync trên SM303010.

Lưu ý: Tắt lịch chạy không đồng nghĩa với thu hồi quyền, và ngừng kết nối không tự xóa dữ liệu đã đồng bộ.

Phần 6: Thông tin gửi Beehexa khi cần hỗ trợ

• Tên công ty, tên Connector App và loại kết nối: Acumatica.
• Địa chỉ instance, công ty (tenant), bước đang thực hiện, thời điểm xảy ra lỗi và thông báo lỗi.
• Những thay đổi gần đây về Connected Application, shared secret, người dùng hoặc quyền truy cập trong Acumatica.

Ảnh chụp cần che Client Secret và dữ liệu nhạy cảm. Hãy liên hệ đầu mối Beehexa đang hỗ trợ doanh nghiệp, hoặc support@beehexa.com. Xem thêm Chính sách bảo mật của Beehexa và Chính sách hỗ trợ của Beehexa.

Phần 7: Câu hỏi thường gặp

HexaSync kết nối với Acumatica bằng cách nào?

HexaSync kết nối qua một Connected Application do bạn tạo trên instance Acumatica (màn hình SM303010) và đăng nhập bằng OAuth 2.0 (Authorization Code). Bạn cần Instance URL, Client ID và Client Secret (Value của shared secret). HexaSync có cùng quyền với người dùng Acumatica đã cấp quyền ở Bước 6.

Vì sao phải chọn Sliding Expiration cho Refresh Tokens?

Nếu chọn No Refresh Tokens, Acumatica không cấp refresh token và HexaSync không duy trì được kết nối. Hãy chọn Mode là Sliding Expiration và Infinite như Bước 3.

Khi kết nối báo lỗi xác thực có cần tạo Connector App mới không?

Không. Hãy cấp lại quyền trên đúng Connector App đang sử dụng theo Phần 2.

HexaSync có ghi hoặc sửa dữ liệu trên Acumatica không?

Không. Acumatica Connector App chỉ đọc dữ liệu stock item và tồn kho theo kho, không thay đổi gì trong Acumatica.