Hướng dẫn này trình bày cách kết nối Google Sheets với HexaSync Automation Engine để HexaSync tự động lấy dữ liệu của một tab trong bảng tính Google Sheets. Dữ liệu được làm mới 5 phút một lần. HexaSync chỉ đọc dữ liệu để bạn kiểm tra trước khi kết nối với hệ thống khác, không sửa nội dung bảng tính.
Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Tài khoản Beehexa để đăng nhập HexaSync Automation Engine. Nếu chưa có tài khoản, hãy làm theo hướng dẫn đăng ký tài khoản Beehexa.
- Tài khoản Google (Gmail hoặc Google Workspace) mở được bảng tính cần kết nối. Quyền xem (Viewer) là đủ để HexaSync đọc dữ liệu.
- Nên dùng tài khoản là Owner hoặc Editor của bảng tính, để HexaSync tự thêm team@beehexa.com vào danh sách chia sẻ. Nếu tài khoản chỉ có quyền xem, bạn vẫn tạo được Connector, rồi nhờ chủ bảng tính chia sẻ cho team@beehexa.com (xem Bước 7).
- Bảng tính có dòng tiêu đề của tab ở dòng 1, dòng tên cột ở dòng 2 hoặc 3, dữ liệu bắt đầu ngay dưới dòng tên cột. Bạn có thể chọn đúng dòng tên cột ở Bước 6.
Phần 1: Cấp quyền kết nối Google trên HexaSync
Bước 1: Đăng nhập HexaSync
- Đăng nhập HexaSync Automation Engine bằng tài khoản Beehexa.
Bước 2: Bắt đầu kết nối Google Sheets
- Mở trang thiết lập kết nối Google Sheets trên HexaSync.
- Trên màn hình Check connection details, chọn Connect tại mục Google Sheets.
Bước 3: Xác nhận ứng dụng HexaSync
- Trên màn hình Choose an app to connect to Google Sheets, kiểm tra ứng dụng [HexaSync] Google Sheets Connector App đã được chọn.
- Chọn Continue.
Bước 4: Xem quyền và chuyển sang Google
- Xem các quyền HexaSync sẽ xin Google: đăng nhập bằng Google, email và Google Drive (chỉ các file bạn chọn). HexaSync chỉ mở được những bảng tính bạn chọn ở Bước 6, không thấy các file khác trong Drive.
- Chọn Continue.
Bước 5: Cấp quyền cho ứng dụng trong Google
- Chọn tài khoản Google mở được bảng tính cần kết nối.
- Google hiện quyền HexaSync xin: See, edit, create and delete only the specific Google Drive files you use with this app.
- Chọn Allow.
Về quyền này:
- Đây là cách Google đặt tên cho quyền “chỉ những file bạn chọn”. Google không có loại quyền chỉ đọc cho từng file, nên luôn hiện đủ cụm “xem, sửa, tạo và xóa”. Nếu chọn biểu tượng ⓘ, Google liệt kê thêm các việc quyền này cho phép (tải, chia sẻ…), cũng chỉ với các file bạn chọn.
- HexaSync chỉ đọc dữ liệu của tab bạn chọn và thêm team@beehexa.com với quyền xem (Viewer). HexaSync không sửa, không xóa nội dung hay file của bạn.
- HexaSync không thấy các file khác trong Google Drive của bạn.
- Bạn có thể gỡ quyền bất cứ lúc nào.
Bước 6: Chọn bảng tính, tab và dòng chứa tên cột
Google đưa bạn về HexaSync. Khi Google Sheets hiện trạng thái Connected, chọn Create Google Sheets Connector.
Từ bước này, bạn chọn file Google Sheets và tab cụ thể để HexaSync đọc dữ liệu. Màn hình Choose The Google Sheet To có 3 phần trên cùng một trang. Ô Tab và ô Which row has the column names? mờ đi cho tới khi bạn chọn bảng tính.
Chọn bảng tính
- Chọn Select from Google Drive. Cửa sổ Google Drive mở ra với các file của tài khoản vừa kết nối (dòng Showing files of … cho biết tài khoản nào), gồm cả Shared with me và Shared drives.
- Tìm bảng tính cần kết nối, chọn bảng tính đó, rồi chọn Select. Nếu Google hỏi Allow Google access to your necessary cookies, chọn Allow cookies.
- Tên bảng tính hiện ngay trên form. Chọn Choose another file nếu muốn chọn lại, hoặc chọn Continue để tiếp tục.
Chọn tab
- HexaSync mở bảng tính bằng tài khoản Google vừa kết nối và liệt kê các tab.
- Chọn tab cần kết nối, rồi chọn Submit.
Nếu HexaSync không mở được bảng tính (tài khoản không có quyền xem, hoặc bảng tính đã bị xóa), màn hình báo lỗi và cho bạn chọn lại.
Chọn dòng chứa tên cột
- Ô Which row has the column names? để trống cho tới khi bạn chọn.
- HexaSync không tự chọn thay bạn. Ô liệt kê 20 dòng có dữ liệu đầu tiên của tab (dòng trống được bỏ qua), mỗi dòng kèm số dòng và vài ô đầu để bạn nhận ra.
- Không chọn một dòng dữ liệu (ví dụ
Row 5: 1013 · Bộ Đồ Chơi… · 90). Mỗi cột lấy tên theo dòng bạn chọn. HexaSync chỉ sao chép các dòng bên dưới, các dòng phía trên không được sao chép. - Chưa chọn dòng thì không chọn Continue được. Chọn biểu tượng ⓘ cạnh tên ô để xem giải thích.
| Lựa chọn | Khi nào chọn |
|---|---|
| Row 1: … | Tên cột nằm ở dòng có dữ liệu đầu tiên. Đây là trường hợp thường gặp. Ví dụ Row 1: SKU · Tên · Số lượng. |
| Row N: … | Phía trên tên cột có tiêu đề hoặc ghi chú. Chọn đúng dòng có tên cột, ví dụ Row 2: product_sku · warehouse_code · ….Không chọn một dòng dữ liệu. |
| None — no column names | Bảng tính không có tên cột. Mọi dòng đều được sao chép và các cột được đặt tên column_1, column_2, … |
- Chọn xong, chọn Continue.
Bước 7: Xác nhận và tạo Google Sheets Connector App
- Kiểm tra tên Connector, tên bảng tính (Spreadsheet) và Tab name. HexaSync tự đặt tên Connector theo tên bảng tính và tab, dạng [Tên bảng tính - Tên tab] Google Sheets Connector.
- Chọn Continue.
- Giữ nguyên trang trong vài phút để HexaSync tạo Connector App và bật lịch lấy dữ liệu. Hệ thống sẽ chuyển sang trang Tasks. Bạn không cần chọn Start.
Lưu ý về quyền truy cập:
- Khi bạn chọn Continue ở màn hình này, HexaSync (team@beehexa.com) được thêm vào bảng tính với quyền xem (Viewer) để đội hỗ trợ HexaSync xử lý khi gặp sự cố. HexaSync không sửa được bảng tính của bạn. Khung thông báo màu xanh ngay trên nút Continue nói rõ điều này. Bạn có thể gỡ quyền này bất cứ lúc nào trong menu Share của bảng tính.
- Nếu HexaSync không thêm được địa chỉ này (ví dụ công ty bạn chặn chia sẻ ra ngoài), màn hình Share The Spreadsheet With HexaSync hiện ra. Chọn Continue để tạo Connector như bình thường. Nếu muốn đội hỗ trợ xem được bảng tính, hãy tự chia sẻ bảng tính với quyền Viewer cho địa chỉ:
team@beehexa.com
Sau khi Connector App được tạo, hãy kiểm tra kết nối và dữ liệu theo Phần 3.
Phần 2: Cấp lại quyền kết nối Google trên HexaSync
Thông thường bạn không cần cấp lại quyền: HexaSync tự làm mới quyền truy cập. Chỉ cấp lại khi HexaSync báo lỗi thông tin kết nối, ví dụ khi bạn đã gỡ quyền của HexaSync trong tài khoản Google, hoặc quản trị viên Google Workspace của công ty chặn ứng dụng. Bạn phải đăng nhập lại bằng đúng tài khoản Google đã kết nối.
Bước 1: Mở Settings của Connector App
- Mở Connector Apps, chọn Google Sheets Connector tương ứng. Nhấn chọn Settings ở menu bên trái.
Bước 2: Chọn Re-authorize
- Tìm thông tin kết nối Google Sheets và chọn Re-authorize.
Không thực hiện được Re-authorize? Chỉ owner (người tạo) của thông tin kết nối Google Sheets mới có quyền cấp lại quyền. Hãy liên hệ owner của Google Sheets Connector App.
Bước 3: Xác nhận ứng dụng
- Ứng dụng đang dùng đã được chọn sẵn (nhãn Selected). Chọn Continue.
Bước 4: Xác nhận lại trên Google
- Đăng nhập bằng đúng tài khoản Google đã kết nối trước đây.
- Giữ tất cả quyền và chọn Continue. HexaSync cập nhật kết nối cũ, không tạo thêm kết nối mới.
Phần 3: Kiểm tra kết nối thành công
Kiểm tra thông tin kết nối
- Mở Google Sheets Connector trong Connector Apps và chọn Settings.
- Google Sheets hiển thị thông tin kết nối
[Google Sheets] <email> Credentialvới trạng thái Connected.
Kiểm tra dữ liệu
- Mở trang Tasks của Connector App.
- Tác vụ [Google Sheets] Sheet Rows có dữ liệu sau lần chạy đầu, rồi tự làm mới 5 phút một lần. Mỗi dòng có tên tab, số dòng và giá trị các cột theo dòng tên cột đã chọn ở Bước 6. Dòng trống được bỏ qua.
- Đối chiếu vài dòng với bảng tính.
- Chưa thấy dữ liệu? Kiểm tra dòng tên cột đã chọn ở Bước 6 là đúng và bên dưới có dữ liệu, rồi chọn Pull All trên trang Tasks để lấy ngay.
Phần 4: Thu hồi quyền truy cập Google
- Mở hướng dẫn quản lý quyền ứng dụng đã kết nối với Tài khoản Google.
- Trong Tài khoản Google, chọn Access to your Google Account, chọn HexaSync, rồi chọn See details > Remove access > Confirm.
- Sau khi thu hồi, Google không cho HexaSync truy cập tài khoản. Để kết nối lại, thực hiện lại các bước cấp quyền trong Phần 1.
Quyền Viewer của team@beehexa.com trên bảng tính là quyền chia sẻ riêng. Nếu cần gỡ quyền này, mở bảng tính, chọn Share và xóa địa chỉ khỏi danh sách chia sẻ.
Phần 5: Lỗi thường gặp và cách xử lý
Ghi lại nội dung thông báo trên màn hình, rồi xử lý theo bảng sau.
| Thông báo | Cách xử lý |
|---|---|
| We Couldn’t Finish Connecting Your Google Account | Mã xác thực của Google đã hết hạn hoặc đã được dùng. Bắt đầu kết nối lại theo Phần 1 và hoàn tất bước cấp quyền trong vòng 10 phút. |
| You signed in with a different Google account | Bạn đăng nhập sai tài khoản khi cấp lại quyền. Cấp lại quyền theo Phần 2 bằng đúng tài khoản Google ban đầu. |
| Google Picker could not open | Tải lại trang (Ctrl+Shift+R) rồi thử lại. Nếu vẫn lỗi, liên hệ support@beehexa.com. |
| Allow Google access to your necessary cookies (trong cửa sổ chọn file) | Trình duyệt đang chặn cookie bên thứ ba (Safari, cửa sổ ẩn danh). Chọn Allow cookies. Nếu vẫn không được, cho phép cookie của [*.]google.com, hoặc dùng Chrome hay Edge ở cửa sổ thường. |
| No Spreadsheet Chosen | Chưa chọn bảng tính. Chọn Try again và chọn bảng tính bằng Select from Google Drive như Bước 6. |
| Choose the row that has the column names, or None | Bạn chưa chọn dòng chứa tên cột ở Bước 6. Mở ô Which row has the column names? và chọn dòng, hoặc None. |
| Share The Spreadsheet With HexaSync | HexaSync không thêm được team@beehexa.com vào bảng tính (công ty chặn chia sẻ ra ngoài, hoặc trình duyệt chặn kết nối tới Google). Chọn Continue để tiếp tục tạo Connector, việc này không bị ảnh hưởng. Muốn đội hỗ trợ xem được bảng tính, mở bảng tính, chọn Share, thêm team@beehexa.com với quyền Viewer. |
| HexaSync Could Not Open That Spreadsheet | Tài khoản Google đã kết nối không mở được bảng tính vừa chọn (không có quyền xem hoặc bảng tính đã bị xóa). Chọn Choose again và chọn lại, hoặc kết nối bằng tài khoản mở được bảng tính. |
| Profile Quota Reached | Bạn đã dùng hết số Connector được phép. Liên hệ support@beehexa.com để tăng hạn mức. |
| Trang Jobs báo tab … was not found in the spreadsheet | Tab đã bị đổi tên hoặc bị xóa. Đổi lại đúng tên cũ (hoặc khôi phục tab qua File > Version history), hoặc gửi tên tab mới đến support@beehexa.com để cập nhật Connector. |
| Trang Jobs báo cannot open this spreadsheet or file | Tài khoản Google đã kết nối mất quyền xem bảng tính. Chia sẻ lại bảng tính cho đúng tài khoản Google đã kết nối (quyền Viewer là đủ). |
| Trang Jobs báo could not find this spreadsheet or file | Bảng tính đã bị xóa hoặc chuyển vào thùng rác. Khôi phục bảng tính, hoặc liên hệ support@beehexa.com để đổi bảng tính. |
| Access blocked / This app is blocked | Quản trị viên Google Workspace của công ty chặn ứng dụng HexaSync. Liên hệ quản trị viên để cho phép ứng dụng, rồi thử lại. |
Nên kiểm tra trước
- Đăng nhập đúng tài khoản Google mở được bảng tính trước khi chọn Continue.
- Làm trọn quy trình trong một lần, không đóng trang giữa chừng.
Với các trường hợp khác, hãy gửi ảnh chụp màn hình (đã che thông tin nhạy cảm) đến support@beehexa.com.
Phần 6: Câu hỏi thường gặp
HexaSync có ghi hoặc sửa dữ liệu trên Google Sheets không?
Không. Google Sheets Connector App chỉ đọc dữ liệu, không ghi hoặc sửa dữ liệu trong bảng tính. Quyền Google hiển thị gồm xem, sửa, tạo và xóa, nhưng chỉ áp dụng cho các file bạn chọn, và Connector chỉ dùng quyền đọc. Thay đổi duy nhất là HexaSync thêm team@beehexa.com vào danh sách chia sẻ của bảng tính với quyền Viewer khi tạo Connector App.
HexaSync có thấy toàn bộ Google Drive của tôi không?
Không. HexaSync chỉ mở được những bảng tính bạn đã chọn trong cửa sổ Select from Google Drive. HexaSync không thấy và không đọc được các file khác trong Drive.
Không thấy bảng tính trong cửa sổ chọn file thì làm gì?
Cửa sổ chỉ hiện các file mà tài khoản Google đã kết nối xem được. Kiểm tra bảng tính đã được chia sẻ cho tài khoản đó, rồi xem ở mục Shared with me hoặc Shared drives, hoặc gõ tên bảng tính vào ô tìm kiếm.
Nên dùng tài khoản Google nào để cấp quyền kết nối?
Dùng tài khoản Google mở được bảng tính cần kết nối. Nên dùng tài khoản dùng chung của công ty (ví dụ integrations@congty.com) thay vì tài khoản cá nhân, để Connector App không dừng khi một nhân viên nghỉ việc.
Vì sao bảng tính của tôi có thêm team@beehexa.com?
Khi tạo Connector App, HexaSync thêm team@beehexa.com vào bảng tính bạn chọn với quyền Viewer để đội hỗ trợ xem bảng tính khi gặp sự cố. Việc lấy dữ liệu không phụ thuộc vào quyền này. Muốn gỡ, mở bảng tính, chọn Share, rồi xóa team@beehexa.com khỏi danh sách. Nếu HexaSync không thêm được (ví dụ công ty bạn chặn chia sẻ ra ngoài), màn hình Share The Spreadsheet With HexaSync sẽ nhắc bạn, và Connector App vẫn được tạo bình thường khi chọn Continue.
HexaSync lấy những dữ liệu nào?
Tác vụ lấy các dòng dữ liệu của tab đã chọn, theo tên cột ở dòng tiêu đề được chọn. Dòng trống được bỏ qua. Nếu tab có một cột mã (ví dụ ID, SKU, Mã sản phẩm hoặc Order ID) có giá trị ở mọi dòng và không trùng nhau, HexaSync tự dùng cột đó để nhận diện dòng. Khi đó, chèn hoặc xóa dòng ở giữa không làm các dòng khác bị coi là thay đổi. Nếu không có cột mã như vậy, HexaSync nhận diện dòng theo số dòng. Muốn đổi cột nhận diện, liên hệ support@beehexa.com.
Đổi tên tab trong bảng tính có làm hỏng việc lấy dữ liệu không?
Có. Sau khi đổi tên tab, lần lấy dữ liệu tiếp theo sẽ dừng và trang Jobs báo không tìm thấy tab. Đổi lại đúng tên cũ hoặc gửi tên mới đến support@beehexa.com để cập nhật Connector App. Đổi tên bảng tính không ảnh hưởng đến việc lấy dữ liệu.
Một Connector App lấy dữ liệu được từ nhiều bảng tính hoặc nhiều tab không?
Được. Khi tạo, Connector App đọc một tab. Muốn thêm tab hoặc bảng tính khác, gửi yêu cầu đến support@beehexa.com để đội hỗ trợ thêm vào Connector App. Với bảng tính khác, bạn cần chọn bảng tính đó trong Select from Google Drive (như ở Bước 6) một lần trước, vì HexaSync chỉ mở được file bạn đã chọn. Dữ liệu các tab nằm chung trong tác vụ [Google Sheets] Sheet Rows, mỗi dòng ghi rõ bảng tính và tab.
Có thể đổi tên Connector App không?
Có. Mở Google Sheets Connector trong Connector Apps, chọn Settings, rồi chọn Change Name.
Chọn dòng chứa tên cột thế nào?
Ô Which row has the column names? hỏi dòng chứa tên các cột, ví dụ SKU, Tên, Số lượng. Đa số bảng tính có tên cột ở dòng đầu tiên, hãy chọn Row 1. Nếu phía trên tên cột có tiêu đề hay ghi chú, chọn đúng dòng có tên cột. Nếu bảng tính không có tên cột, chọn None: các cột được đặt tên column_1, column_2, … Xem chi tiết các lựa chọn ở Bước 6.