Chuẩn bị trước khi bắt đầu
Trong HexaSync, HubSpot Connector App là ứng dụng kết nối với HubSpot. Connector App lấy contact và tin nhắn mới nhất của từng contact trong HubSpot Conversations Inbox.
- Tài khoản Beehexa. Nếu chưa có tài khoản, hãy làm theo hướng dẫn đăng ký tài khoản Beehexa.
- Người dùng HubSpot có quyền cài đặt ứng dụng (thường là Super Admin) của tài khoản HubSpot cần kết nối.
Bạn không cần tạo ứng dụng hay cấu hình Webhook trong HubSpot. Hướng dẫn này chỉ gồm bước cấp quyền để HexaSync truy cập dữ liệu tài khoản HubSpot qua API và Webhooks.
Phần 1: Cấp quyền kết nối HubSpot trên HexaSync
Bước 1: Đăng nhập HexaSync
Truy cập HexaSync Automation Engine và đăng nhập bằng tài khoản Beehexa.
Bước 2: Bắt đầu kết nối HubSpot
- Mở trang thiết lập kết nối HubSpot trên HexaSync.
- Trên màn hình Check connection details, chọn Connect tại mục HubSpot.
- HexaSync tự chuyển sang HubSpot sau vài giây, hoặc chọn Continue to HubSpot. Đăng nhập HubSpot nếu được yêu cầu.
Bước 3: Chọn tài khoản HubSpot
- Trên màn hình Choose an account, chọn tài khoản HubSpot cần kết nối. Cột Details hiển thị tên miền và mã tài khoản để bạn chọn đúng.
- Chọn Choose Account.
Bước 4: Cấp quyền cho ứng dụng HexaSync
- Kiểm tra danh sách quyền trong mục Required: xem và cập nhật contact, xem hội thoại và tin nhắn trong inbox, xem thông tin tài khoản HubSpot như tên miền chính và email người dùng.
- Chọn Connect app. Nếu màn hình hiển thị thông báo This app hasn’t been reviewed or approved by HubSpot, bạn vẫn tiếp tục bình thường.
- Chờ HubSpot đưa bạn quay lại HexaSync. Khi HubSpot hiển thị Connected, chọn Create HubSpot Connector.
Nếu tài khoản HubSpot này đã kết nối trước đó, HubSpot hiển thị This app has been previously authorized, redirecting… và tự chuyển về HexaSync.
Bước 5: Tạo HubSpot Connector App
- Trên màn hình Create HubSpot Connector, HexaSync đề xuất tên Connector App kèm tên miền HubSpot, ví dụ [acme-demo.com] HubSpot Connector. Sửa tên nếu cần, rồi chọn Continue.
- Quá trình khởi tạo mất vài phút. Giữ nguyên trang trong thời gian này.
Sau khi khởi tạo, hệ thống tự chuyển bạn đến HubSpot Connector App vừa tạo.
Bước 6: Kiểm tra HubSpot Connector App trên HexaSync
Connector App mới có tên [Domain] HubSpot Connector, gồm các task lấy dữ liệu contact và tin nhắn từ HubSpot. Bạn có thể xem trong Connector Apps.
Kiểm tra credential
Vào Settings → Integration Apps & Credentials và kiểm tra:
- HubSpot có trạng thái Connected.
- HexaSync Connector App được tạo thành công.
Kiểm tra dữ liệu
Mở từng task để kiểm tra dữ liệu:
- [HubSpot] Contacts: tên, email, số điện thoại, công ty, chức danh, lifecycle stage, lead status, người phụ trách và địa chỉ.
- [HubSpot] Contact Latest Messages: tin nhắn mới nhất của từng contact, gồm nội dung, người gửi (contact hay nhân viên), kênh và thời điểm gửi.
- [HubSpot] Conversation Threads: các hội thoại trong inbox mà HexaSync đọc để tìm tin nhắn mới nhất. Bạn không cần thao tác với task này.
Kết quả mong đợi: số lượng và thông tin contact khớp với HubSpot. Hội thoại không gắn với contact nào, ví dụ khách chat ẩn danh, sẽ được bỏ qua.
Bạn có thể sửa một contact hoặc trả lời một hội thoại trong HubSpot, rồi kiểm tra thay đổi xuất hiện trong task [HubSpot] Contacts hoặc [HubSpot] Contact Latest Messages sau vài giây.
Phần 2: Cấp lại quyền cho kết nối đang sử dụng
Thực hiện khi kết nối báo lỗi quyền truy cập, ví dụ ứng dụng HexaSync đã bị gỡ khỏi HubSpot, hoặc khi Beehexa yêu cầu cập nhật. Hãy cập nhật trên đúng kết nối đang dùng; không tạo Connector App hoặc kết nối mới để xử lý lỗi quyền truy cập.
- Mở HubSpot Connector App trong Connector Apps, vào Settings → Integration Apps & Credentials → dòng HubSpot → Re-authorize.
- Chọn đúng tài khoản HubSpot đã kết nối với Connector App này, rồi chọn Connect app.
- Chờ thông báo thành công rồi kiểm tra theo Phần 3.
Phần 3: Kiểm tra dữ liệu sau khi kết nối
- Kiểm tra đúng tài khoản HubSpot: tên miền trong tên Connector App phải là tài khoản bạn muốn kết nối.
- Lần đầu, HexaSync sao chép toàn bộ contact và hội thoại. Thời gian tuỳ theo lượng dữ liệu trong tài khoản.
- Sau đó, tin nhắn mới và thay đổi của contact được cập nhật trong vài giây, và HexaSync kiểm tra thay đổi 15 phút một lần. Contact bị xoá trong HubSpot cũng được gỡ khỏi HexaSync.
- Đối chiếu vài contact và tin nhắn mới nhất của một contact với HubSpot.
HubSpot Connector App chỉ đọc dữ liệu, không thay đổi gì trong HubSpot. Quyền cập nhật contact được yêu cầu sẵn để các luồng tích hợp sau này có thể dùng mà không cần kết nối lại HubSpot.
Phần 4: Lỗi thường gặp và cách xử lý
| Thông báo trên màn hình | Cách xử lý |
|---|---|
| HubSpot Is Not Available Yet | Liên hệ Beehexa qua support@beehexa.com. |
| HexaSync Could Not Prepare Your HubSpot Sign-In | Chọn Go back và thử lại sau vài phút. |
| HubSpot Did Not Finish The Approval | Chọn Back to installation, kết nối lại và chọn Connect app trong HubSpot. |
| HexaSync Could Not Connect Your HubSpot Account | Chọn Back to installation, kết nối lại và cấp quyền trong HubSpot ngay sau khi được chuyển sang. |
| HexaSync Could Not Check Your HubSpot Connection | Chọn Back to installation và kết nối lại. |
| The name already exists | Đặt tên khác cho Connector App. |
| Profile Quota Reached | Bạn đã dùng hết số Connector App được phép. Liên hệ Beehexa để tăng hạn mức. |
Đã kết nối nhưng dữ liệu chưa đúng hoặc chưa xuất hiện: kiểm tra đúng tài khoản HubSpot và kết quả chạy của các task. Lần sao chép đầu tiên có thể cần thêm thời gian. Nếu vẫn chưa đúng, hãy liên hệ Beehexa.
Phần 5: Bảo vệ thông tin và ngừng kết nối
HexaSync không cần mật khẩu HubSpot. Bạn đăng nhập và cấp quyền trực tiếp trên trang của HubSpot. Không đưa mật khẩu hay mã xác thực vào nhóm chat, email thông thường hoặc ảnh chụp báo lỗi.
Để ngừng kết nối, hãy đề nghị Beehexa tắt lịch chạy và ngắt kết nối trong HexaSync. Super Admin HubSpot có thể gỡ ứng dụng HexaSync trong HubSpot tại Settings → Integrations → Connected Apps.
Lưu ý: tắt lịch chạy không đồng nghĩa với thu hồi quyền, và ngừng kết nối không tự xóa dữ liệu đã đồng bộ.
Phần 6: Thông tin cần gửi khi yêu cầu hỗ trợ
- Tên công ty, tên Connector App và loại kết nối (HubSpot).
- Tên miền tài khoản HubSpot, bước đang thực hiện, thời điểm xảy ra lỗi và thông báo lỗi.
- Những thay đổi gần đây về người dùng, quyền hoặc ứng dụng đã cài trong HubSpot.
Ảnh chụp cần che dữ liệu khách hàng và thông tin nhạy cảm. Liên hệ đầu mối Beehexa đang hỗ trợ doanh nghiệp, hoặc email support@beehexa.com. Tham khảo thêm chính sách bảo mật của Beehexa và chính sách hỗ trợ của Beehexa.
Câu hỏi thường gặp
HubSpot Connector App lấy những dữ liệu nào?
HubSpot Connector App lấy contact và tin nhắn mới nhất của từng contact trong HubSpot Conversations Inbox.
Ai có thể cấp quyền kết nối HubSpot với HexaSync?
Người dùng HubSpot có quyền cài đặt ứng dụng, thường là Super Admin, của tài khoản HubSpot cần kết nối.
HexaSync có ghi hoặc sửa dữ liệu trên HubSpot không?
Không. HubSpot Connector App chỉ đọc dữ liệu. Quyền cập nhật contact được yêu cầu sẵn để các luồng tích hợp sau này có thể dùng mà không cần kết nối lại HubSpot.
Có cần tạo ứng dụng hoặc cấu hình Webhook trong HubSpot không?
Không. Bạn chỉ cần cấp quyền cho HexaSync truy cập dữ liệu tài khoản HubSpot; HexaSync dùng API và Webhooks của HubSpot.