Hướng dẫn bắt đầu với Excel trên Microsoft SharePoint trong HexaSync

Hướng dẫn này giúp bạn kết nối Microsoft SharePoint với HexaSync Automation Engine để đọc dữ liệu từ một trang tính Excel trong site SharePoint hoặc kênh Teams. Hướng dẫn áp dụng khi kết nối lần đầu hoặc cấp lại quyền cho Microsoft SharePoint Excel Connector App đang sử dụng. Kết nối này nhằm đánh giá chất lượng dữ liệu trước khi kết nối với hệ thống khác.

Chuẩn bị trước khi bắt đầu

• Tài khoản Beehexa để đăng nhập HexaSync Automation Engine. Nếu chưa có tài khoản, hãy làm theo hướng dẫn đăng ký tài khoản Beehexa.
• Tài khoản Microsoft 365 công việc hoặc trường học.
• File Excel định dạng .xlsx nằm trong một site SharePoint hoặc trong tab Files của một kênh Teams, và tài khoản của bạn mở được file đó.
• Nếu tổ chức chỉ cho quản trị viên phê duyệt ứng dụng: một quản trị viên Microsoft 365 để phê duyệt HexaSync một lần.

Lưu ý:

• Tài khoản Microsoft cá nhân như outlook.com, hotmail.com hoặc OneDrive cá nhân không kết nối được.
• File .csv hoặc .xls cần được lưu lại thành Excel Workbook (.xlsx).
• HexaSync yêu cầu quyền đọc hồ sơ cơ bản, email, các file mà tài khoản Microsoft của bạn có quyền truy cập và nội dung các site SharePoint. HexaSync chỉ đọc file Excel; nội dung file không bị sửa.

Phần 1: Kết nối Microsoft SharePoint và tạo Connector

Bước 1: Đăng nhập HexaSync

• Truy cập HexaSync Automation Engine và đăng nhập bằng tài khoản Beehexa.

Bước 2: Bắt đầu kết nối Microsoft SharePoint

1. Mở trang thiết lập Microsoft SharePoint Excel Connector.
2. Trên màn hình Check connection details, chọn Connect tại mục Microsoft SharePoint.
3. Giữ ứng dụng HexaSync đã được chọn sẵn, sau đó chọn Continue.

Bước 3: Đăng nhập Microsoft và cấp quyền

1. Chọn Continue to Microsoft. HexaSync chuyển bạn sang trang đăng nhập của Microsoft.
2. Chọn tài khoản công việc của bạn, hoặc chọn Use another account để đăng nhập tài khoản khác.
3. Trên màn hình Permissions requested, chọn Accept. HexaSync chỉ xin quyền đọc hồ sơ cơ bản, email, đọc các file bạn có quyền truy cập và đọc nội dung các site SharePoint.
4. Microsoft đưa bạn về HexaSync. Khi Microsoft SharePoint có trạng thái Connected, chọn Create Microsoft SharePoint Excel Connector.

Nếu Microsoft báo Need admin approval: Quay lại HexaSync, sao chép Admin approval link for HexaSync trên màn hình trước khi đăng nhập và gửi cho quản trị viên Microsoft 365. Quản trị viên mở liên kết một lần và phê duyệt cho cả tổ chức. Sau đó, bắt đầu lại quy trình kết nối.

Bước 4: Chọn file Excel

1. Chọn Choose a file from SharePoint.
2. Chọn site chứa file. Có thể dùng trường Search sites để tìm theo tên site.
3. Chọn thư viện tài liệu, thường là Documents.
4. Mở thư mục chứa file, chọn file .xlsx rồi chọn Select.
5. Nếu file nằm trong Teams: trên tab Files của kênh, mở menu … của file, chọn Copy link, rồi dán liên kết vào trường Or paste a link to the file.
6. Trong Worksheet, chọn trang tính cần đọc.
7. Trong Header row, chọn dòng chứa tên cột. Danh sách hiển thị nội dung của từng dòng để bạn xác định dòng tiêu đề.
8. Chọn Continue.

Bước 5: Xác nhận khởi tạo Connector

1. Trên màn hình Your New Connector, HexaSync đặt tên theo tài khoản Microsoft, ví dụ [lan.nguyen@acme.example] Microsoft SharePoint Excel Connector.
2. Kiểm tra file, trang tính và dòng tiêu đề đã chọn, rồi chọn Create connector.
3. Chờ HexaSync khởi tạo Connector App. Quá trình này có thể mất vài phút; giữ nguyên trang trong thời gian chờ.

Bước 6: Hoàn tất khởi tạo

Sau khi khởi tạo, HexaSync mở Connector App vừa tạo. Connector App có tác vụ:

• Excel Rows: đọc các dòng dữ liệu trong trang tính đã chọn.

Mở Connector Apps để xem Connector App vừa tạo, rồi kiểm tra trạng thái kết nối và dữ liệu theo Phần 3.

Phần 2: Cấp lại quyền kết nối Microsoft SharePoint

Cấp lại quyền khi mật khẩu Microsoft đã đổi, quyền của HexaSync bị thu hồi hoặc tác vụ Excel Rows báo lỗi xác thực. Cập nhật trên Connector App đang sử dụng; không tạo Connector App mới chỉ để xử lý lỗi quyền truy cập.

Bước 1: Mở Settings của Connector

1. Mở Connector Apps, chọn Microsoft SharePoint Excel Connector App đang dùng.
2. Chọn Settings ở menu bên trái, sau đó mở Integration Apps & Credentials.

Bước 2: Chọn Re-authorize

1. Tại dòng Microsoft SharePoint, chọn Re-authorize.
2. Làm theo hướng dẫn trên màn hình để đăng nhập Microsoft và cấp lại quyền theo Bước 3 của Phần 1.

Không thực hiện được Re-authorize? Chỉ owner của Credential Microsoft SharePoint mới thực hiện được Re-authorize. Hãy liên hệ owner của Credential để cấp lại quyền.

Lưu ý: Đăng nhập bằng đúng tài khoản Microsoft đã dùng khi kết nối lần đầu. Nếu muốn đổi sang tài khoản Microsoft khác, hoặc kết nối với file Excel khác, hãy tạo Connector App mới.

Phần 3: Kiểm tra kết nối thành công

Kiểm tra thông tin kết nối

1. Mở Connector Apps và chọn Microsoft SharePoint Excel Connector App vừa tạo.
2. Chọn Settings, sau đó mở Integration Apps & Credentials.
3. Xác nhận dòng Microsoft SharePoint có trạng thái Connected.

Kiểm tra dữ liệu

• Excel Rows: lần chạy đầu đọc toàn bộ các dòng dưới dòng tiêu đề. Kiểm tra vài dòng khớp với file Excel.
• Cập nhật: khi file được sửa và lưu trong Excel, dữ liệu được cập nhật, thường trong 1–2 phút.

Lưu ý: Nếu thông báo thay đổi của Microsoft đến trễ hoặc bị mất, HexaSync vẫn tự kiểm tra lại file định kỳ.

Phần 4: Lỗi thường gặp và cách xử lý

Với các trường hợp khác, hãy gửi ảnh chụp màn hình (đã che thông tin bảo mật) đến support@beehexa.com.

Phần 5: Bảo vệ thông tin và ngừng kết nối

HexaSync không lưu mật khẩu Microsoft của bạn. Microsoft cấp cho HexaSync quyền đọc theo các mục bạn đã chấp nhận, và bạn có thể thu hồi quyền này bất cứ lúc nào.

Để ngừng kết nối:

1. Thông báo Beehexa tắt lịch chạy và ngắt kết nối trong HexaSync.
2. Thu hồi quyền của HexaSync tại myapps.microsoft.com, hoặc nhờ quản trị viên Microsoft 365 gỡ ứng dụng HexaSync trong Microsoft Entra admin center.

Lưu ý: Tắt lịch chạy không đồng nghĩa đã thu hồi quyền. Ngừng kết nối không tự xóa dữ liệu đã lấy về HexaSync.

Phần 6: Thông tin gửi Beehexa khi cần hỗ trợ

• Email tài khoản Microsoft đã kết nối, tên Connector, tên site SharePoint, tên file Excel và trang tính.
• Bước đang thực hiện, thời điểm xảy ra lỗi, thông báo lỗi và phần Technical details nếu có.
• Thay đổi gần đây về file (đổi tên, di chuyển, đổi quyền chia sẻ) hoặc về tài khoản Microsoft.

Ảnh chụp cần che dữ liệu bảo mật. Liên hệ đầu mối Beehexa đang hỗ trợ doanh nghiệp, hoặc support@beehexa.com.

Phần 7: Câu hỏi thường gặp

HexaSync có ghi hoặc sửa dữ liệu trên file Excel trong SharePoint không?

Không. HexaSync chỉ đọc các dòng của trang tính đã chọn, nội dung file Excel không bị sửa.

Làm thế nào để kết nối Excel trên Microsoft SharePoint với HexaSync?

Mở trang thiết lập Microsoft SharePoint Excel Connector, đăng nhập Microsoft và chọn Accept, chọn site, file Excel, trang tính và dòng tiêu đề, rồi chọn Create connector.

Dữ liệu được cập nhật bao lâu một lần?

Khi file được sửa và lưu trong Excel, dữ liệu được cập nhật, thường trong 1–2 phút. Nếu thông báo thay đổi đến trễ hoặc bị mất, HexaSync vẫn tự kiểm tra lại file định kỳ.

Tôi đổi tên hoặc di chuyển file thì sao?

HexaSync vẫn tìm thấy file nếu file còn trong cùng nơi lưu và tài khoản của bạn vẫn mở được.

File của tôi nằm ở nơi khác thì dùng connector nào?

File trong OneDrive dùng Microsoft OneDrive Excel Connector. File trong site SharePoint hoặc kênh Teams dùng Microsoft SharePoint Excel Connector. Không chắc file nằm ở đâu, dùng Microsoft 365 Excel Connector.

Có thể đổi Connector App đã tạo sang một file Excel khác không?

Không. Mỗi Connector App chỉ kết nối với 1 file Excel, hãy tạo Connector App mới cho file Excel khác.