Hướng dẫn này giúp bạn kết nối QuickBooks Online với HexaSync bằng cách cấp quyền cho HexaSync Automation Engine truy cập một công ty QuickBooks Online, rồi tạo QuickBooks Online Connector App. Sau khi kết nối, HexaSync lấy dữ liệu Products & Services, chuẩn bị cho các bước tích hợp QuickBooks Online với hệ thống khác.
Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Tài khoản Beehexa để đăng nhập HexaSync Automation Engine. Nếu chưa có tài khoản, hãy làm theo hướng dẫn đăng ký tài khoản Beehexa.
- Tài khoản QuickBooks Online có quyền Admin đối với công ty cần kết nối.
Lưu ý:
- Bạn không cần tài khoản Intuit Developer.
- Mỗi Connector App tương ứng với một công ty QuickBooks Online.
- Hãy giữ tab HexaSync mở đến khi hoàn tất. Nếu đóng tab giữa chừng, bạn cần bắt đầu lại từ Bước 1.
Phần 1: Kết nối QuickBooks Online trên HexaSync
Bước 1: Mở trang thiết lập kết nối
- Đăng nhập HexaSync Automation Engine bằng tài khoản Beehexa.
- Mở trang thiết lập QuickBooks Online Connector.
- Trên màn hình Set up QuickBooks Online Connector, kiểm tra trạng thái Not connected và chọn Connect.
Bước 2: Chọn ứng dụng kết nối
- Kiểm tra ứng dụng [QuickBooks Online] HexaSync App đang được chọn sẵn với trạng thái Selected.
- Chọn Continue để tiếp tục.
Bước 3: Đăng nhập QuickBooks Online
- Trình duyệt chuyển đến Intuit. Đăng nhập bằng tài khoản QuickBooks Online có quyền Admin đối với công ty cần kết nối.
- Nếu đã đăng nhập, Intuit có thể chuyển thẳng đến màn hình cấp quyền.
Bước 4: Cấp quyền trên Intuit
- Kiểm tra tên công ty tại dòng Connecting HexaSync to [tên công ty].
- Nếu cần, chọn Show details about data để xem thông tin dữ liệu được chia sẻ.
- Chọn Connect để cấp quyền.
Lưu ý: Nếu tên công ty không đúng, chọn No thanks và thực hiện lại kết nối với tài khoản phù hợp.
Bước 5: Xác nhận đã cấp quyền
- Khi trở lại HexaSync, kiểm tra trạng thái Connected và thông tin kết nối vừa tạo.
- Kiểm tra thông báo The system is connected. Nothing left to authorize.
- Chọn Create QuickBooks Online Connector để tiếp tục.
Lưu ý: Trạng thái Connected xác nhận quyền truy cập QuickBooks Online đã được cấp. Bạn vẫn cần tạo Connector App ở bước tiếp theo.
Bước 6: Đặt tên Connector App
- Trên màn hình Enter Connector Name, kiểm tra hai trường bắt buộc:
| Trường | Hướng dẫn |
|---|---|
| Name | Tên được điền sẵn; có thể chỉnh sửa để dễ nhận biết. |
| Description | Mô tả được điền sẵn; có thể chỉnh sửa, hỗ trợ Markdown. |
- Sau khi kiểm tra, chọn Continue.
Bước 7: Hoàn tất Connector App và kiểm tra tác vụ
Chờ HexaSync khởi tạo QuickBooks Online Connector App. Khi hoàn tất, hệ thống đưa bạn đến mục Tasks.
- Kiểm tra tác vụ Products & Services xuất hiện.
- Trong Data Refresh Rate, kiểm tra trạng thái Enabled và Running, với lịch cập nhật every 15 minutes.
Kết quả: Connector App đã được tạo và tác vụ Products & Services đã được cấu hình để lấy dữ liệu định kỳ.
Phần 2: Cấp lại quyền kết nối QuickBooks Online
Bạn cần Re-authorize khi đã ngắt quyền phía QuickBooks Online, khi kết nối gặp lỗi xác thực hoặc không còn trạng thái Connected, hoặc khi quyền truy cập hết hạn sau thời gian không sử dụng.
Bước 1: Mở Settings của Connector App
- Mở Connector Apps, chọn QuickBooks Online Connector App hiện có. Nhấn chọn Settings ở menu bên trái.
- Tìm Integration Apps & Credentials.
Bước 2: Chọn Re-authorize
- Tại thông tin kết nối QuickBooks Online, chọn Re-authorize.
Bước 3: Cấp quyền lại trên Intuit
- Đăng nhập Intuit bằng tài khoản Admin của công ty QuickBooks Online đã kết nối ban đầu.
- Kiểm tra tên công ty và chọn Connect.
- Quay lại Settings trên HexaSync và xác nhận trạng thái Connected.
Lưu ý: Khi cấp lại quyền, hãy dùng đúng công ty QuickBooks Online đã kết nối trước đó.
Phần 3: Lỗi thường gặp và cách xử lý
| Thông báo | Cách xử lý |
|---|---|
| Để màn hình cấp quyền quá 5 phút | Mã ủy quyền có hiệu lực 5 phút. Bắt đầu lại từ Bước 1 của Phần 1. |
| Đóng tab HexaSync giữa chừng | Mở lại trang thiết lập kết nối và thực hiện từ Bước 1 của Phần 1. |
| Chọn nhầm công ty | Chọn No thanks, đăng nhập lại đúng tài khoản rồi thực hiện lại. |
| Tài khoản không có quyền Admin | Nhờ người quản trị thực hiện hoặc cấp quyền phù hợp. |
| Kết nối không còn Connected | Vào Settings và thực hiện Re-authorize theo Phần 2. |
Với các trường hợp khác, hãy gửi ảnh chụp màn hình lỗi đến support@beehexa.com. Không gửi mật khẩu hay thông tin xác thực nhạy cảm.
Phần 4: Câu hỏi thường gặp
HexaSync lấy dữ liệu nào từ QuickBooks Online?
QuickBooks Online Connector App trong hướng dẫn này có một tác vụ Products & Services, dùng để lấy dữ liệu sản phẩm và dịch vụ.
Bao lâu dữ liệu được cập nhật?
Tác vụ Products & Services được cấu hình làm mới mỗi 15 phút. Bạn có thể xem lịch chạy tiếp theo trong mục Tasks của Connector App.
HexaSync có ghi hoặc sửa dữ liệu trên QuickBooks Online không?
Không. QuickBooks Online Connector App chỉ đọc dữ liệu, không ghi hoặc sửa dữ liệu trên QuickBooks Online. Phạm vi quyền com.intuit.quickbooks.accounting mà Intuit cấp có thể cho phép đọc và ghi qua Accounting API, nhưng quyền được cấp khác với hành vi của tác vụ hiện tại.
Tôi có cần tài khoản Intuit Developer không?
Không. Bạn chỉ cần tài khoản QuickBooks Online có quyền Admin để cấp quyền cho ứng dụng kết nối đã được HexaSync chuẩn bị sẵn.
Một Connector App kết nối được bao nhiêu công ty?
Một công ty QuickBooks Online. Hãy tạo Connector App riêng cho mỗi công ty cần kết nối.
Tôi có phải cấp lại quyền định kỳ không?
Không, trong điều kiện bình thường. Xem các trường hợp cần Re-authorize tại Phần 2.
Làm sao ngắt kết nối HexaSync khỏi QuickBooks Online?
- Đăng nhập QuickBooks Online bằng tài khoản Primary admin hoặc Admin.
- Mở Apps trên menu bên trái. Tùy giao diện, mục này có thể nằm tại Settings → Apps hoặc App Center.
- Mở My apps và tìm ứng dụng HexaSync.
- Từ Action hoặc nút ⋮, chọn Disconnect.
- Chọn lý do và xác nhận Disconnect.
Sau khi ngắt, quyền truy cập đã cấp bị thu hồi và tác vụ không thể lấy dữ liệu mới từ công ty này cho đến khi bạn cấp quyền lại theo Phần 2.