Bài viết này hướng dẫn bạn kết nối WooCommerce với HexaSync, từ chuẩn bị thông tin kết nối, cấp quyền truy cập, tạo WooCommerce Connector App đến kiểm tra dữ liệu sản phẩm và tồn kho. Ngoài ra, bạn sẽ biết cách cấp lại quyền kết nối và xử lý các lỗi thường gặp. Thiết lập kết nối này là bước cần thiết khi bắt đầu tích hợp WooCommerce với Microsoft Dynamics 365 Finance hoặc các hệ thống khác.
Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Tài khoản Beehexa. Nếu chưa có tài khoản, hãy làm theo hướng dẫn đăng ký tài khoản Beehexa.
- Tài khoản quản trị WordPress của cửa hàng (Administrator hoặc Shop Manager) để tạo khóa REST API.
- Địa chỉ cửa hàng, ví dụ
https://example.com. Cửa hàng cần WooCommerce 5.8 trở lên, và mục Settings › Permalinks trong WordPress không để Plain. - Một trình duyệt chưa đăng nhập trang quản trị WordPress (wp-admin) của cửa hàng, hoặc một cửa sổ ẩn danh. Nếu đang đăng nhập, WordPress có thể từ chối HexaSync khi thiết lập webhook.
Lưu ý: WooCommerce Connector App kết nối bằng địa chỉ cửa hàng và cặp khóa REST API (Consumer Key và Consumer Secret) do WooCommerce tạo.
Phần 1: Cấp quyền kết nối WooCommerce trên HexaSync
Bước 1: Đăng nhập HexaSync
- Đăng nhập bằng tài khoản Beehexa tại HexaSync Automation Engine.
Bước 2: Bắt đầu kết nối WooCommerce
- Mở trang thiết lập kết nối WooCommerce trên HexaSync.
- Trên màn hình Check connection details, chọn Connect tại mục WooCommerce.
Bước 3: Tạo khóa REST API trên WooCommerce
- Mở trang quản trị WordPress của cửa hàng, vào WooCommerce › Settings › Advanced › REST API và chọn Add key.
- Điền Description: HexaSync; User: tài khoản quản trị; Permissions: Read/Write. Chọn Generate API key.
- Sao chép Consumer key và Consumer secret.
Lưu ý: WooCommerce chỉ hiện Consumer secret một lần, nên giữ trang này mở đến khi dán xong vào HexaSync.
Chọn Read/Write để chuẩn bị cho việc tích hợp WooCommerce với hệ thống khác thông qua HexaSync. Nếu không có nhu cầu này, bạn có thể Edit khóa và đổi sang Read; Consumer key và Consumer secret vẫn giữ nguyên.
Bước 4: Nhập thông tin và xác nhận
- Quay lại màn hình Connect HexaSync to your WooCommerce store trên HexaSync.
- Nhập Store URL (địa chỉ cửa hàng), Consumer Key và Consumer Secret vừa sao chép, rồi chọn Submit.
- HexaSync kiểm tra khóa với cửa hàng và lưu lại dưới dạng mã hóa. Nếu báo lỗi, xem Phần 4.
Bước 5: Chọn sự kiện gửi về HexaSync
- Trên màn hình Choose The WooCommerce Events HexaSync Receives, giữ chọn product.created và product.updated để tồn kho cập nhật ngay khi thay đổi. Bỏ chọn các sự kiện không cần, rồi chọn Submit.
- HexaSync tự tạo webhook trên cửa hàng cho từng sự kiện đã chọn. Khi màn hình Your Store’s Webhooks Are Ready hiện ra, chọn Continue.
- Khi WooCommerce có trạng thái Connected, chọn Create WooCommerce Connector.
Bước 6: Đặt tên WooCommerce Connector App
- Trên màn hình Enter Connector App Name, HexaSync đề xuất tên Connector App kèm tên cửa hàng lấy từ địa chỉ cửa hàng. Ví dụ, cửa hàng hexasync-demo.com có tên gợi ý [Hexasync-demo] WooCommerce Connector. Sửa tên nếu cần.
- Kiểm tra nội dung trong trường Description, rồi chọn Submit.
- Quá trình khởi tạo mất vài phút. Giữ nguyên trang trong thời gian này.
Bước 7: Hoàn tất WooCommerce Connector App
- Sau khi khởi tạo, hệ thống tự động chuyển bạn đến WooCommerce Connector App vừa tạo. Connector App có các Task lấy danh sách sản phẩm và tồn kho của từng biến thể sản phẩm từ WooCommerce.
- Bạn có thể xem lại Connector App tại Connector Apps.
- Tiếp theo, hãy kiểm tra kết nối và dữ liệu theo Phần 3.
Phần 2: Cấp lại quyền kết nối WooCommerce
Bạn cần cấp lại quyền khi:
- Khóa REST API bị thu hồi hoặc thay đổi.
- Cần đổi sự kiện gửi về HexaSync.
- Tồn kho ngừng cập nhật theo thời gian thực.
Trước khi bắt đầu, tắt các lịch chạy tự động trong Connector App. Cập nhật trên đúng dòng kết nối đang dùng; không tạo Connector App hoặc kết nối mới để xử lý lỗi quyền truy cập.
Bước 1: Chuẩn bị khóa REST API
- Dùng khóa đang dùng nếu còn hiệu lực. Nếu khóa đã bị thu hồi hoặc bạn không còn Consumer secret, tạo khóa mới theo Bước 3 ở Phần 1.
Bước 2: Mở Settings của Connector App
- Mở WooCommerce Connector App trong Connector Apps và chọn Settings → Integration Apps & Credentials.
Bước 3: Chọn Re-authorize
- Tìm dòng WooCommerce và chọn Re-authorize.
- Đọc nội dung trên màn hình và chọn Continue.
Bước 4: Nhập khóa và chọn lại sự kiện
- Kiểm tra Store URL và Consumer Key, nhập lại Consumer Secret, rồi chọn Submit.
- Chọn lại các sự kiện ở màn hình Choose The WooCommerce Events HexaSync Receives và chọn Submit.
- Chờ thông báo thành công, rồi kiểm tra theo Phần 3 trước khi bật lại lịch chạy.
Lưu ý: Mỗi lần cấp lại quyền, HexaSync tạo mã bí mật webhook mới, tự cập nhật các webhook HexaSync trên cửa hàng và bật lại các webhook WooCommerce đã tạm dừng. Nếu bạn từng thêm webhook bằng tay, hãy cập nhật lại mục Secret của chúng theo màn hình hướng dẫn.
Phần 3: Kiểm tra kết nối và dữ liệu
Bước 1: Kiểm tra thông tin kết nối
Mở Connector App và vào Settings → Integration Apps & Credentials:
- WooCommerce có trạng thái Connected.
- HexaSync Connector được tạo thành công.
Trong trang quản trị WordPress, vào WooCommerce › Settings › Advanced › Webhooks và kiểm tra các webhook tên HexaSync product.updated (và các sự kiện đã chọn) có trạng thái Active.
Bước 2: Kiểm tra dữ liệu
- Tại danh sách Task, mở một Task để kiểm tra dữ liệu. Chờ lượt lấy dữ liệu đầu tiên hoàn tất; cửa hàng nhiều sản phẩm có thể mất vài phút.
- Kiểm tra dữ liệu trong từng Task:
- [WooCommerce] Products: mã SKU, tên sản phẩm, loại sản phẩm (simple, variable) và thời điểm cập nhật.
- [WooCommerce] Product Stock: số lượng tồn (
stock_quantity) và trạng thái tồn (stock_status) của từng biến thể sản phẩm, và của các sản phẩm đơn giản có quản lý tồn kho.
- Đối chiếu với WooCommerce. Kết quả mong đợi: mỗi biến thể có bật Manage stock? đều có một dòng, số lượng tồn khớp với WooCommerce.
Bạn có thể đổi số lượng tồn của một biến thể trên WooCommerce, rồi kiểm tra dòng đó trong Task [WooCommerce] Product Stock được cập nhật sau vài giây.
Bước 3: Kiểm tra trước khi bật chạy tự động
- Kiểm tra đúng cửa hàng (Store URL).
- Chạy thử một tác vụ lấy dữ liệu từ WooCommerce (Pull) và đối chiếu vài biến thể với WooCommerce.
- Chỉ bật hoặc bật lại lịch chạy tự động sau khi các tác vụ cần dùng đều thành công và kết quả đúng.
Nếu chưa biết chọn hoặc chạy tác vụ nào, hãy nhờ Beehexa hỗ trợ kiểm tra trong Connector App đang dùng.
Phần 4: Lỗi thường gặp và cách xử lý
| Thông báo | Cách xử lý |
|---|---|
| HexaSync Could Not Verify Your WooCommerce Key | HexaSync không xác minh được địa chỉ cửa hàng hoặc khóa. Kiểm tra Store URL đúng như Settings › General › Site Address, Consumer key bắt đầu bằng ck_, Consumer secret bắt đầu bằng cs_, khóa chưa bị thu hồi, và Settings › Permalinks không để Plain. Chọn Fix my store details and try again. |
| HexaSync Could Not Read Your Store’s Webhooks | Khóa đã kết nối nhưng trình duyệt không thiết lập được webhook. Đăng xuất trang quản trị WordPress (hoặc dùng cửa sổ ẩn danh) rồi thử lại; kiểm tra khóa có quyền Read/Write và thuộc tài khoản Administrator hoặc Shop Manager. Nếu plugin bảo mật hoặc tường lửa chặn /wp-json/, hãy cho phép HexaSync hoặc thêm webhook bằng tay. |
| Some Webhooks Could Not Be Registered | Một số webhook chưa tạo được. Chọn Try again; HexaSync chỉ làm lại phần còn thiếu. Nếu vẫn lỗi, chọn Skip — I will add the webhooks in WordPress admin myself. |
| Add The Webhooks In WordPress Admin | Vào WooCommerce › Settings › Advanced › Webhooks → Add webhook, thêm một webhook cho mỗi sự kiện: Name là HexaSync kèm tên sự kiện; Status Active; Topic là sự kiện, ví dụ Product updated; Delivery URL và Secret sao chép đúng từ màn hình HexaSync; API Version giữ WP REST API Integration v3; chọn Save webhook. |
| Tồn kho ngừng cập nhật theo thời gian thực | WooCommerce tự tắt một webhook sau 5 lần gửi lỗi liên tiếp. Cấp lại quyền theo Phần 2 để bật lại. Trong lúc đó, tồn kho vẫn được lấy theo lịch, khoảng 15 phút một lần. |
| Đã cấp quyền nhưng dữ liệu chưa đúng hoặc chưa xuất hiện | Biến thể không bật Manage stock? dùng tồn kho của sản phẩm cha, nên không có dòng riêng trong Product Stock. Kiểm tra phiên bản WooCommerce (5.8 trở lên) và kết quả chạy tác vụ. Giữ lịch chạy tắt nếu dữ liệu chưa đúng. Nếu vẫn lỗi, liên hệ support@beehexa.com. |
Phần 5: Bảo vệ thông tin và ngừng kết nối
Lưu ý bảo mật: Nhập Consumer Key và Consumer Secret trực tiếp trên màn hình cấp quyền HexaSync. Không đưa các thông tin này, hay mã bí mật webhook, vào nhóm chat, email thông thường hoặc ảnh chụp báo lỗi.
Để ngừng kết nối:
- Thông báo Beehexa tắt lịch chạy và ngắt kết nối trong HexaSync.
- Quản trị viên cửa hàng thu hồi khóa HexaSync tại WooCommerce › Settings › Advanced › REST API → Revoke.
- Xóa các webhook tên HexaSync trong WooCommerce › Settings › Advanced › Webhooks.
Tắt lịch chạy không đồng nghĩa với đã thu hồi quyền. Ngừng kết nối không tự xóa dữ liệu đã đồng bộ.
Phần 6: Thông tin gửi Beehexa khi cần hỗ trợ
- Địa chỉ cửa hàng, tên Connector App và loại kết nối: WooCommerce.
- Bước đang thực hiện, thời điểm xảy ra lỗi, thông báo lỗi và phần Technical details nếu có.
- Phiên bản WooCommerce, plugin bảo mật đang dùng, và thay đổi gần đây về khóa REST API hoặc webhook.
Ảnh chụp cần che Consumer Key, Consumer Secret, mã bí mật webhook và dữ liệu nhạy cảm. Hãy liên hệ đầu mối Beehexa đang hỗ trợ doanh nghiệp, hoặc support@beehexa.com. Xem thêm Chính sách bảo mật của Beehexa và Chính sách hỗ trợ của Beehexa.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để kết nối WooCommerce trên HexaSync?
Quy trình gồm bảy bước: đăng nhập HexaSync, mở trang thiết lập và chọn Connect, tạo khóa REST API trên WooCommerce, nhập địa chỉ cửa hàng và khóa, chọn sự kiện gửi về HexaSync, đặt tên Connector App, rồi mở Connector App để kiểm tra.
Lấy Consumer Key và Consumer Secret ở đâu?
Trong trang quản trị WordPress, vào WooCommerce › Settings › Advanced › REST API, chọn Add key với quyền Read/Write. Consumer secret chỉ hiện một lần; nếu đã đóng trang, hãy tạo khóa mới.
HexaSync lấy những dữ liệu nào từ WooCommerce?
WooCommerce Connector App lấy danh sách sản phẩm và tồn kho của từng biến thể sản phẩm, cùng tồn kho của các sản phẩm đơn giản có quản lý tồn kho.
HexaSync có ghi hoặc sửa dữ liệu trên WooCommerce không?
Không sửa sản phẩm, tồn kho hay đơn hàng. HexaSync chỉ tạo, bật hoặc tạm dừng các webhook mang tên HexaSync trên cửa hàng; đây là lý do khóa REST API cần quyền Read/Write. Quyền Read/Write cũng để chuẩn bị cho việc tích hợp WooCommerce với hệ thống khác thông qua HexaSync. Nếu không có nhu cầu này, bạn có thể Edit khóa và đổi sang Read; Consumer key và Consumer secret vẫn giữ nguyên.
Tồn kho trên HexaSync cập nhật sau bao lâu?
Vài giây sau khi tồn kho thay đổi trên WooCommerce, qua webhook. Lịch lấy dữ liệu chạy thêm khoảng 15 phút một lần để bù những thay đổi webhook bỏ lỡ.