Hướng dẫn bắt đầu với Zendesk trên HexaSync

Hướng dẫn kết nối Zendesk với HexaSync để tự động sao chép ticket, người dùng, tổ chức và bình luận từ Zendesk. Áp dụng khi bạn kết nối lần đầu hoặc cần cấp lại quyền trong Zendesk Connector App đang dùng.

Chuẩn bị trước khi bắt đầu

• Tài khoản Beehexa. Nếu chưa có tài khoản, hãy làm theo hướng dẫn đăng ký tài khoản Beehexa.
• Tài khoản Zendesk có quyền quản trị (Admin). Tài khoản dùng thử (trial) cũng kết nối được.
• Subdomain Zendesk: phần đứng trước .zendesk.com trong địa chỉ Zendesk. Ví dụ với https://acme.zendesk.com, subdomain là acme.

Lưu ý: Trong HexaSync, Connector App là ứng dụng kết nối với Zendesk. Zendesk Connector kết nối bằng một OAuth client do quản trị viên Zendesk tạo, gồm Identifier và Secret.

Phần 1: Tạo OAuth client trên Zendesk

Bước 1: Mở danh sách OAuth clients

1. Đăng nhập Zendesk bằng tài khoản quản trị và mở Admin Center.
2. Chọn Apps and integrations → APIs → OAuth clients.
3. Chọn Add OAuth client.
4. Nếu bạn chưa kích hoạt API, màn hình hiển thị câu I understand that access to and use of the Zendesk APIs is governed by the Zendesk Developer Terms. Đánh dấu ô đồng ý rồi chọn Add OAuth client.

Bước 2: Điền thông tin OAuth client

1. Điền thông tin theo bảng sau:

2. Tại Redirect URLs, nhập chính xác địa chỉ sau:

https://app.hexasync.com

3. Chọn Save.

Bước 3: Sao chép Identifier và Secret

1. Sau khi lưu, ô Secret hiển thị ở cuối trang. Chọn Copy và lưu Secret ở nơi an toàn.
2. Ghi lại Identifier.
3. Chọn Save thêm một lần để hoàn tất. Đây là thao tác bắt buộc.

Lưu ý:

• Zendesk chỉ hiển thị Secret đầy đủ một lần. Nếu lỡ mất, hãy xóa OAuth client này và tạo OAuth client mới.
• Danh sách OAuth clients có cột Client ID là một con số. HexaSync cần Identifier, là chữ, ví dụ hexasync.

Phần 2: Cấp quyền kết nối Zendesk trên HexaSync

Bước 1: Đăng nhập HexaSync

• Đăng nhập bằng tài khoản Beehexa tại HexaSync Automation Engine.

Bước 2: Bắt đầu kết nối Zendesk

1. Mở trang thiết lập kết nối Zendesk trên HexaSync.
2. Trên màn hình Check connection details, chọn Connect tại mục Zendesk.

Bước 3: Chọn tài khoản Zendesk

• Lần kết nối đầu tiên: HexaSync chuyển thẳng đến màn hình nhập thông tin ở Bước 4.
• Dùng OAuth client mới: chọn I will register my Zendesk account. HexaSync chuyển thẳng đến màn hình nhập thông tin ở Bước 4.
• Đã kết nối Zendesk trên HexaSync trước đó: HexaSync hiển thị tài khoản đó. Chọn tài khoản để dùng lại, rồi chuyển đến Bước 5.

Bước 4: Nhập thông tin và xác nhận

1. Trên màn hình Register your Zendesk account, nhập Zendesk Subdomain, Identifier và Client Secret đã lưu ở Phần 1.
2. Chọn Continue.
3. Chờ thông báo cấp quyền thành công: Zendesk có trạng thái Connected.
4. Chọn Create Zendesk Connector.

Bạn không cần tạo webhook trong Zendesk: Connector App tự đăng ký webhook cho bình luận mới (xem Bước 3 ở Phần 4).

Bước 5: Đặt tên Zendesk Connector App

1. Trên màn hình Enter Connector App Name, HexaSync đề xuất tên Connector App kèm subdomain Zendesk, ví dụ [acme] Zendesk Connector. Sửa tên nếu cần.
2. Kiểm tra nội dung trong trường Description.
3. Chọn Continue.

Lưu ý: Quá trình khởi tạo mất vài phút. Giữ nguyên trang trong thời gian này.

Bước 6: Hoàn tất Zendesk Connector App

Sau khi khởi tạo, hệ thống tự động chuyển bạn đến Zendesk Connector App vừa tạo. Connector App có các tác vụ lấy dữ liệu ticket, người dùng, tổ chức và bình luận từ Zendesk của bạn. Bạn có thể xem lại trong Connector Apps.

Tiếp theo, hãy kiểm tra kết nối và dữ liệu theo Phần 4.

Phần 3: Cấp lại quyền kết nối Zendesk

Thực hiện khi OAuth client bị xóa, Secret thay đổi hoặc kết nối báo lỗi quyền truy cập.

Lưu ý: Cập nhật trên đúng Connector App đang dùng; không tạo Connector App mới để xử lý lỗi quyền truy cập.

Bước 1: Tạo OAuth client mới nếu cần

• Nếu OAuth client cũ đã bị xóa hoặc không còn Secret, tạo OAuth client mới theo Phần 1.

Bước 2: Mở Settings của Connector App

• Mở Connector Apps, chọn Zendesk Connector App. Nhấn chọn Settings ở menu bên trái, rồi mở Integration Apps & Credentials.

Bước 3: Chọn Re-authorize

1. Tìm dòng Zendesk và chọn Re-authorize.
2. Chọn I will register my Zendesk account, rồi nhập Subdomain, Identifier và Secret hiện tại như Bước 4 ở Phần 2.
3. Chờ thông báo thành công rồi kiểm tra theo Phần 4.

Phần 4: Kiểm tra kết nối và dữ liệu

Bước 1: Kiểm tra thông tin kết nối

• Mở Zendesk Connector App, vào Settings → Integration Apps & Credentials. Dòng Zendesk có trạng thái Connected.

Bước 2: Kiểm tra dữ liệu

Tại danh sách tác vụ, mở một tác vụ để kiểm tra dữ liệu. Chờ lượt lấy dữ liệu đầu tiên hoàn tất; lần đầu HexaSync sao chép toàn bộ dữ liệu có trong Zendesk.

• Tickets: kiểm tra mã ticket, tiêu đề, trạng thái, mức ưu tiên, người yêu cầu và người xử lý.
• Users: kiểm tra tên, email và vai trò của người dùng.
• Organizations: kiểm tra tên và tên miền của tổ chức.
• Ticket Comments: kiểm tra nội dung bình luận của từng ticket.

Sau lần đầu, ticket và bình luận được cập nhật mỗi 15 phút, người dùng và tổ chức mỗi giờ. Bình luận mới về ngay nhờ webhook.

Để thử nhanh, hãy thêm một bình luận vào một ticket trên Zendesk và kiểm tra bình luận đó xuất hiện trong tác vụ Ticket Comments.

Bước 3: Kiểm tra sự kiện nhận ngay

1. Trên trang Zendesk Connector của bạn, mở danh sách References.
2. Mở bảng Webhook Events.
3. Kiểm tra các sự kiện đã được đăng ký. Mỗi dòng là một sự kiện Zendesk mà HexaSync nhận ngay khi xảy ra.

HexaSync tạo một webhook HexaSync <sự kiện> trong Zendesk cho mỗi dòng và kiểm tra lại mỗi 15 phút.

Phần 5: Lỗi thường gặp và cách xử lý

Với các trường hợp khác, hãy gửi thông tin theo Phần 7 đến support@beehexa.com.

Phần 6: Bảo vệ thông tin và ngừng kết nối

Nhập Identifier và Secret trực tiếp trên màn hình cấp quyền của HexaSync. Không đưa Secret vào nhóm chat, email thông thường hoặc ảnh chụp báo lỗi. HexaSync lưu Secret ở dạng mã hóa.

Để ngừng kết nối:

1. Thông báo Beehexa tắt lịch chạy và ngắt kết nối trong HexaSync.
2. Quản trị viên Zendesk có thể xóa OAuth client HexaSync và các webhook HexaSync trong Admin Center.

Lưu ý: Ngừng kết nối không tự xóa dữ liệu đã đồng bộ.

Phần 7: Thông tin gửi Beehexa khi cần hỗ trợ

• Tên công ty, tên Connector App và loại kết nối: Zendesk.
• Subdomain Zendesk, bước đang thực hiện, thời điểm xảy ra lỗi và thông báo lỗi.
• Những thay đổi gần đây về OAuth client hoặc quyền quản trị.

Ảnh chụp cần che Secret và dữ liệu nhạy cảm. Liên hệ đầu mối Beehexa đang hỗ trợ doanh nghiệp, hoặc support@beehexa.com.

Phần 8: Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để kết nối Zendesk trên HexaSync?

Quy trình gồm hai phần: tạo OAuth client trong Zendesk Admin Center, rồi trên HexaSync nhập Subdomain, Identifier và Secret, đặt tên Connector App và mở Connector App để kiểm tra.

Vì sao không dùng API token của Zendesk?

Zendesk đang ngừng hỗ trợ API token. OAuth client là cách kết nối Zendesk được khuyến nghị.

HexaSync lấy những dữ liệu nào từ Zendesk?

Zendesk Connector App lấy ticket, người dùng, tổ chức và bình luận của ticket.

HexaSync có ghi hoặc sửa dữ liệu trên Zendesk không?

Không. HexaSync chỉ đọc dữ liệu Zendesk. Thứ duy nhất HexaSync tạo trong Zendesk là các webhook HexaSync cho những sự kiện trong bảng Webhook Events (xem Bước 3 ở Phần 4).

Có thể đổi các sự kiện nhận tức thời không?

Có. Bạn có thể bật hoặc tắt từng dòng trong Zendesk Connector → References → Webhook Events. HexaSync cập nhật webhook trong Zendesk trong vòng 15 phút.

Nếu cần thêm sự kiện mới vào danh sách, hãy liên hệ HexaSync.

Người tạo OAuth client nghỉ việc thì sao?

Kết nối dùng quyền của quản trị viên đã tạo OAuth client. Nếu tài khoản đó bị xóa hoặc mất quyền quản trị, kết nối ngừng hoạt động. Khi đó, một quản trị viên khác tạo OAuth client mới và cấp lại quyền theo Phần 3.

Xem thêm Chính sách bảo mật của Beehexa và Chính sách hỗ trợ của Beehexa.