Hướng dẫn này trình bày cách kết nối Zoho Desk với HexaSync Automation Engine để lấy dữ liệu sản phẩm (Products) và liên hệ (Contacts) từ Zoho Desk. Kết nối hoạt động ở chế độ chỉ đọc, theo quyền truy cập của tài khoản Zoho thực hiện ủy quyền, và không thay đổi dữ liệu trong Zoho Desk.
Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Tài khoản Beehexa để đăng nhập HexaSync Automation Engine. Nếu chưa có tài khoản, hãy làm theo hướng dẫn đăng ký tài khoản Beehexa.
- Tài khoản Zoho Desk có quyền truy cập tổ chức cần kết nối và có quyền đọc dữ liệu Products, Contacts.
Lưu ý về quyền:
- HexaSync truy cập dữ liệu theo quyền của chính tài khoản Zoho bấm Accept để cấp quyền.
- Quyền Administrator không bắt buộc đối với kết nối chỉ đọc trong bài này.
- Nếu triển khai tích hợp mở rộng với hệ thống khác, quyền Administrator được khuyến nghị cho các tác vụ như thiết lập Webhook hoặc truy cập Custom Fields, tùy theo yêu cầu tích hợp.
Lưu ý: Chỉ khi doanh nghiệp yêu cầu dùng ứng dụng từ Zoho API Console riêng của tổ chức, hãy xem Phần 2 để tạo ứng dụng.
Phần 1: Cấp quyền kết nối Zoho Desk trên HexaSync
Bước 1: Đăng nhập HexaSync
- Truy cập HexaSync Automation Engine và đăng nhập bằng tài khoản Beehexa.
Bước 2: Bắt đầu kết nối Zoho Desk
- Mở trang khởi tạo Zoho Desk Connector App. Nếu cần thao tác từ giao diện HexaSync, mở Templates, tìm Zoho Desk và chọn thẻ Zoho Desk Connector.
- Trên màn hình Check connection details, tìm Zoho Desk và chọn Connect.
Bước 3: Xác nhận ứng dụng HexaSync
- HexaSync hiển thị màn hình Choose an app to connect to Zoho Desk. Ứng dụng [HexaSync] Zoho Desk đã được chọn sẵn, chọn Continue.
Bước 4: Cấp quyền cho ứng dụng trong Zoho
- Trên màn hình You’re about to authorize HexaSync on Zoho, chọn Continue to Zoho.
- Đăng nhập Zoho bằng tài khoản thuộc tổ chức Zoho Desk cần kết nối.
- Trên màn hình cấp quyền của Zoho, kiểm tra tên HexaSync và các quyền đọc Zoho Desk, rồi chọn Accept.
- Zoho chuyển bạn về HexaSync. Khi màn hình Authorization Complete hiện ra, chọn Continue.
- HexaSync đưa bạn trở lại màn hình Check connection details. Dòng Zoho Desk hiển thị trạng thái Connected.
Lưu ý: Mã ủy quyền Zoho chỉ sử dụng được một lần và hết hạn sau khoảng 2 phút. Hãy hoàn tất quá trình cấp quyền liền mạch, không dừng giữa chừng sau khi chọn Accept.
Bước 5: Hoàn tất Zoho Desk Connector
- Sau khi cấp quyền Zoho thành công, chọn Create Zoho Desk Connector để tạo Connector.
- HexaSync tự đặt tên Connector theo dạng [Tên tổ chức] Zoho Desk Connector. Bạn không cần nhập tên và có thể đổi tên sau.
- Giữ nguyên trang trong vài phút. HexaSync tạo Connector rồi tự chuyển sang mục Tasks của Connector.
- Bạn có thể tìm và mở Connector trong Connector Apps để kiểm tra Connector vừa tạo.
Sau khi Connector được tạo, HexaSync tự động bắt đầu lấy dữ liệu Products và Contacts từ Zoho Desk. Bạn không cần chạy Pull thủ công. Để kiểm tra kết nối và dữ liệu đã lấy về, xem Phần 4.
Phần 2: Kết nối bằng Zoho Client riêng
Chỉ thực hiện phần này khi doanh nghiệp không muốn dùng ứng dụng do HexaSync tạo trên Zoho API Console. Bạn tạo một ứng dụng trong Zoho API Console, rồi nhập Client ID và Client Secret vào HexaSync.
Lưu ý: Khi tạo client riêng, hãy dùng tài khoản Zoho có quyền tạo và quản lý ứng dụng trong Zoho API Console.
Bước 1: Tạo client trong Zoho API Console
- Đăng nhập Zoho API Console bằng tài khoản thuộc tổ chức Zoho Desk cần kết nối.
- Chọn Add Client (hoặc GET STARTED nếu đây là client đầu tiên), rồi chọn Server-based Applications.
- Nhập Client Name và Homepage URL là trang web của công ty bạn.
- Nhập Authorized Redirect URIs chính xác là
https://app.hexasync.com/callback/install/zoho-desk. - Chọn CREATE.
Lưu ý: Redirect URI phải khớp từng ký tự. Nếu sai, Zoho báo Invalid Redirect Uri.
Bước 2: Lấy Client ID và Client Secret
- Mở tab Client Secret của client vừa tạo, sao chép Client ID và Client Secret.
Lưu ý: Client Secret có giá trị như mật khẩu, không chia sẻ cho người khác.
Bước 3: Bật Multi-DC nếu tổ chức ở ngoài Mỹ
- Nếu địa chỉ Zoho Desk của bạn không phải
desk.zoho.com(ví dụdesk.zoho.eu,desk.zoho.in), mở tab Settings của client, bật Multi-DC cho trung tâm dữ liệu của bạn, rồi chọn Update.
Bước 4: Nhập Client ID và Client Secret vào HexaSync
- Thực hiện Bước 1 và Bước 2 của Phần 1.
- Trên màn hình Choose an app to connect to Zoho Desk, chọn Use a different app, rồi chọn I will provide my Zoho Desk app.
- Nhập Client ID và Client Secret, rồi chọn Continue.
- Tiếp tục từ Bước 4 của Phần 1.
Phần 3: Cấp lại quyền kết nối Zoho Desk trên HexaSync
Bạn cần cấp lại quyền khi tài khoản Zoho đã cấp quyền bị khóa hoặc bị gỡ khỏi tổ chức, khi quyền của HexaSync bị thu hồi trong Zoho, hoặc khi Client Secret của Zoho client riêng đã bị đổi.
Bước 1: Mở Settings của Connector App
- Mở Connector Apps, chọn Zoho Desk Connector App tương ứng. Nhấn chọn Settings ở menu bên trái.
Bước 2: Chọn Re-authorize
- Trong Settings, ở mục Integration Apps & Credentials, tìm dòng Zoho Desk và chọn Re-authorize.
Lưu ý: Chỉ người tạo Connector hoặc người có vai trò Profile Admin mới thấy nút Re-authorize.
Bước 3: Cấp quyền cho ứng dụng trong Zoho
- HexaSync dùng lại ứng dụng đã chọn khi kết nối lần đầu. Nếu sử dụng Zoho client riêng và Client Secret đã thay đổi, cập nhật Client Secret mới trong luồng Re-authorize trước khi hoàn tất cấp quyền.
- Chọn Continue to Zoho.
- Đăng nhập Zoho bằng tài khoản thuộc cùng tổ chức Zoho Desk, rồi chọn Accept.
- HexaSync lưu quyền mới và đưa bạn về mục Tasks của Connector.
Phần 4: Kiểm tra kết nối thành công
Sau khi tạo hoặc cấp lại quyền Connector, hãy kiểm tra trạng thái thông tin kết nối và dữ liệu HexaSync đã tự động lấy về.
Kiểm tra thông tin kết nối
- Mở Connector App và vào Settings. Dòng Zoho Desk hiện thông tin kết nối tên
[Zoho Desk] <Tên tổ chức> Credentialvới trạng thái Connected.
Kiểm tra dữ liệu đã lấy về
Sau khi cài đặt hoàn tất, các tác vụ lấy dữ liệu của Connector tự động chạy. Bạn chỉ cần mở kết quả để kiểm tra.
- Chọn Tasks ở menu bên trái, rồi chọn tác vụ [Zoho Desk] Products hoặc [Zoho Desk] Contacts.
- Mở lượt chạy gần nhất của tác vụ và xem kết quả.
Lưu ý: Nếu muốn lấy dữ liệu ngay mà không chờ lượt chạy tự động, mở danh sách Other Actions và chọn Pull.
Kết quả:
- Một lượt chạy hoàn tất mà không có lỗi xác thực hoặc quyền truy cập là dấu hiệu kết nối hoạt động.
- Nếu Zoho Desk có dữ liệu tương ứng và tài khoản được cấp quyền đọc, bạn có thể kiểm tra các bản ghi trả về. Kết quả trống không có nghĩa là kết nối bị lỗi.
- Nếu tác vụ báo lỗi xác thực hoặc quyền truy cập, kiểm tra quyền tài khoản Zoho và cấp lại quyền theo Phần 3 khi cần.
Phần 5: Lỗi thường gặp và cách xử lý
Trong quá trình kết nối Zoho Desk với HexaSync, bạn có thể gặp các lỗi dưới đây. Đối chiếu tên thông báo để xác định nguyên nhân và cách xử lý.
| Thông báo | Nguyên nhân có thể gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Zoho Did Not Authorize HexaSync | Người dùng từ chối cấp quyền; Redirect URI của Zoho client riêng không đúng; hoặc client riêng chưa bật Multi-DC phù hợp. | Kiểm tra cấu hình client nếu sử dụng ứng dụng riêng. Chọn Back to installation và kết nối lại, sau đó chọn Accept trên màn hình Zoho. |
| We Could Not Find Your Installation Details | HexaSync không tìm thấy phiên cài đặt, có thể do mở liên kết quay về trong trình duyệt hoặc cửa sổ ẩn danh khác, hoặc xóa dữ liệu trình duyệt giữa chừng. | Chọn Back to installation và thực hiện lại trên cùng một trình duyệt. |
| We Couldn’t Finish Connecting Your Zoho Desk Organization | Mã ủy quyền hết hạn hoặc đã được sử dụng; Client ID hoặc Client Secret không đúng; Redirect URI không khớp; hoặc tài khoản Zoho không thuộc tổ chức Zoho Desk. | Xem thông tin lỗi, kiểm tra cấu hình client riêng nếu có và chọn Back to installation để kết nối lại liên tục. Nếu vẫn lỗi, gửi Technical details đến support@beehexa.com. |
| HexaSync Could Not Register Your Zoho Desk App | HexaSync không thể lưu thông tin Zoho client riêng. | Kiểm tra Client ID và Client Secret trong tab Client Secret của Zoho API Console, sau đó kết nối lại. |
| HexaSync Could Not Verify The Stored Credential | Thông tin kết nối đã được lưu nhưng HexaSync không lấy được quyền truy cập Zoho khi kiểm tra. | Chọn Back to installation và kết nối lại. Nếu lỗi vẫn còn, gửi Status và Detail from gateway đến support@beehexa.com. |
| Profile Quota Reached | Tài khoản đã đạt giới hạn số Connector được phép tạo. | Liên hệ support@beehexa.com để được hỗ trợ tăng hạn mức. |
Lưu ý: Mã ủy quyền Zoho chỉ sử dụng được một lần và hết hạn sau khoảng 2 phút. Khi kết nối lại, hãy hoàn tất quá trình cấp quyền liên tục.
Với các trường hợp khác, hãy gửi ảnh chụp màn hình lỗi đến support@beehexa.com. Không gửi mật khẩu hay Client Secret.
Phần 6: Câu hỏi thường gặp
HexaSync có ghi hoặc sửa dữ liệu trên Zoho Desk không?
Không. Zoho Desk Connector App chỉ đọc dữ liệu Products và Contacts, không ghi hoặc sửa dữ liệu trên Zoho Desk.
Một lần ủy quyền có kết nối được nhiều tổ chức Zoho Desk không?
Không. Mỗi Connector kết nối một tổ chức Zoho Desk.
Tôi muốn đồng bộ thêm một tổ chức khác thì làm thế nào?
Tạo thêm một Connector mới và đăng nhập Zoho bằng tài khoản thuộc tổ chức đó ở bước cấp quyền.
Tôi có phải kết nối lại khi token hết hạn không?
Thông thường không. HexaSync tự làm mới quyền truy cập. Bạn chỉ cần cấp lại quyền theo Phần 3 khi tài khoản Zoho, quyền của HexaSync hoặc thông tin xác thực bị thay đổi.
Vì sao tôi phải hoàn tất ủy quyền nhanh?
Mã ủy quyền Zoho gửi về chỉ dùng được một lần và hết hạn sau khoảng 2 phút. Nếu để quá lâu, HexaSync không dùng được mã đó và bạn phải kết nối lại.
Tôi lỡ bấm hủy giữa chừng thì sao?
Bạn có thể mở lại trang khởi tạo Zoho Desk Connector App và chọn Connect để bắt đầu lại.
Sau khi tạo Connector có cần chạy Pull thủ công không?
Không. Sau khi cài đặt hoàn tất, HexaSync tự động lấy dữ liệu Products và Contacts từ Zoho Desk. Bạn chỉ cần chạy Pull thủ công (mở Tasks, chọn tác vụ, rồi chọn Other Actions > Pull) khi muốn lấy dữ liệu ngay. Nếu không có bản ghi, hãy kiểm tra dữ liệu thực tế trong Zoho Desk và quyền của tài khoản đã cấp quyền.