• Hướng dẫn sử dụng
  • Sapo OmniAI
  • BRAVO

Hướng dẫn sử dụng ứng dụng tích hợp Sapo OmniAI và BRAVO

Cách vận hành ứng dụng tích hợp Sapo OmniAI và BRAVO trên HexaSync: luồng sản phẩm, tồn kho, khách hàng, đơn hàng, báo cáo kiểm tra dữ liệu và 6 bước thiết lập.

HexaSync Team

Hướng dẫn này dành cho doanh nghiệp đang dùng ứng dụng tích hợp Sapo OmniAI và BRAVO trên HexaSync. Nội dung trình bày cách ứng dụng đồng bộ sản phẩm, tồn kho, khách hàng và đơn hàng, các báo cáo dùng để kiểm tra dữ liệu và các bước thiết lập.

Nếu bạn đang tìm hiểu tính năng và chi phí trước khi triển khai, hãy xem trang ứng dụng tích hợp Sapo và BRAVO.

HexaSync Profile là gì

HexaSync Profile là hồ sơ đồng bộ được thiết lập để đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm ERP BRAVO và Sapo OmniAI. Một profile có bốn khu vực quản lý.

Tasks: danh sách tác vụ

  • Tên của mỗi tác vụ (task) thể hiện chức năng và chiều đi của dữ liệu. Ví dụ, tác vụ [Bravo > Sapo] Products đồng bộ sản phẩm từ BRAVO sang Sapo OmniAI, còn tác vụ [Sapo > Bravo] Sales Orders đồng bộ đơn hàng từ Sapo OmniAI sang BRAVO.
  • Số lượng tác vụ và cách thiết kế phụ thuộc vào yêu cầu nghiệp vụ và phạm vi công việc của doanh nghiệp.
  • Một tác vụ có thể phụ thuộc vào tác vụ khác. Ví dụ, tác vụ đơn hàng phụ thuộc tác vụ khách hàng: mã khách hàng chưa đồng bộ thì đơn hàng chưa được đồng bộ. Tác vụ đơn hàng cũng phụ thuộc tác vụ sản phẩm và tồn kho.

Task Scheduler: lịch chạy tự động

  • Task Scheduler cho phép profile tự động chạy các tác vụ theo tần suất nhất định: mỗi phút, mỗi giờ hoặc hằng ngày.
  • Từng tác vụ có thể được bật hoặc tắt theo yêu cầu.

References: thông tin đối chiếu

References là nơi kiểm tra các thông tin mapping đã được quy ước khi thiết lập profile, ví dụ:

  • Danh sách kho được mapping giữa Sapo OmniAI và BRAVO.
  • Danh sách phương thức thanh toán được mapping giữa hai hệ thống.
  • Danh sách mã lô được mapping giữa hai hệ thống.

Settings: thông tin và thành viên

  • Settings hiển thị chủ sở hữu profile, ngày tạo, ngày cập nhật, trạng thái profile và danh sách thành viên (các email có quyền truy cập profile).
  • Chủ sở hữu hoặc admin có thể thêm thành viên mới bằng email.

Lưu ý: Email của thành viên mới phải được liên kết với một tài khoản HexaSync.

Đồng bộ sản phẩm

Chiều đồng bộ: BRAVO → Sapo OmniAI.

  • Sản phẩm mới được tạo trong BRAVO được HexaSync tạo tương ứng trên Sapo OmniAI.
  • Thông tin sản phẩm được cập nhật trong BRAVO được đồng bộ sang Sapo OmniAI.

Điều kiện để sản phẩm được đồng bộ

  • SKU của sản phẩm trên hai hệ thống phải giống nhau tuyệt đối.
  • Cách tổ chức sản phẩm trên hai hệ thống phải giống nhau.

Thông tin sản phẩm được đồng bộ

  • Mã sản phẩm (SKU) và tên sản phẩm.
  • Đơn vị tính.
  • Giá bán.
  • Mã lô.
  • Các thông tin cơ bản khác.

Lưu ý: HexaSync không tự động xóa dữ liệu sản phẩm khỏi bất kỳ hệ thống nào. Nếu sản phẩm cần ngừng kinh doanh, hãy cập nhật trạng thái trong BRAVO hoặc cập nhật ngừng bán trên Sapo OmniAI.

Đồng bộ tồn kho

Chiều đồng bộ: BRAVO → Sapo OmniAI. BRAVO là dữ liệu chính (master data).

  • Khi phiếu nhập kho hoặc xuất kho trên BRAVO làm thay đổi số tồn, HexaSync cập nhật số tồn kho mới lên Sapo OmniAI.
  • HexaSync chỉ cập nhật “Số lượng đang có trong kho” (On Hand Quantity).
  • Tồn kho của mã vật tư được cập nhật vào đúng mã kho và mã lô tương ứng trên Sapo OmniAI.
  • Mỗi kho trên BRAVO chỉ tương ứng với một kho trên Sapo OmniAI. Mapping kho cần được thiết lập trong References trước khi bật đồng bộ.

Đồng bộ khách hàng

Chiều đồng bộ: Sapo OmniAI → BRAVO. Khách hàng phát sinh đơn hàng kể từ sau thời điểm tích hợp được đồng bộ thông tin từ Sapo OmniAI sang BRAVO.

Thông tin khách hàng được đồng bộ

  • Tên.
  • Địa chỉ.
  • Email.
  • Số điện thoại.

Quy tắc ánh xạ khách hàng

Doanh nghiệp chọn một trong hai cách khi thiết lập:

  • Tùy chọn 1: mỗi số điện thoại hoặc email trên Sapo OmniAI tương ứng với một khách hàng trên BRAVO.
  • Tùy chọn 2: một nhóm khách hàng trên Sapo OmniAI tương ứng với một mã khách hàng trên BRAVO, ví dụ khách lẻ hoặc khách sỉ.

Lưu ý: Nếu khách hàng không được đồng bộ thành công, các đơn hàng gắn với khách hàng đó sẽ không được đồng bộ. HexaSync không tự động xóa thông tin khách hàng.

Đồng bộ đơn hàng

Chiều đồng bộ: Sapo OmniAI → BRAVO. Đơn hàng mới trên Sapo OmniAI được đồng bộ sang BRAVO khi trạng thái đơn hàng đúng với điều kiện được thiết lập ban đầu.

Trạng thái đơn hàng có thể chọn để đồng bộ

  • Đặt hàng.
  • Duyệt hoặc xác nhận.
  • Đối tác vận chuyển lấy hàng.
  • Giao hàng.
  • Hoàn thành.

Phương thức thanh toán được hỗ trợ

  • Tiền mặt (COD).
  • Chuyển khoản.
  • Thanh toán bằng thẻ.
  • Thanh toán bằng điểm.

Thông tin đơn hàng được đồng bộ

  • Mã đơn hàng, nguồn đơn và chi nhánh tạo đơn.
  • Giá trên tổng đơn, tổng thuế và tổng phí vận chuyển.
  • Chiết khấu đơn hàng và tổng giảm giá.
  • Địa chỉ vận chuyển.
  • Thông tin cơ bản của khách hàng: email, số điện thoại, họ tên.
  • Chi tiết sản phẩm trong đơn: mã sản phẩm (SKU), tên sản phẩm, giá sản phẩm trong đơn, số lượng đặt và chiết khấu sản phẩm.

Điều cần bảo đảm để đơn hàng được đồng bộ

  • Sản phẩm trong đơn phải tồn tại ở cả hai hệ thống và được khai báo giá đầy đủ.
  • Sản phẩm trong đơn phải còn tồn trên BRAVO.
  • Khách hàng của đơn phải được đồng bộ thành công trước.

HexaSync không tự động xóa đơn hàng.

Báo cáo kiểm tra dữ liệu hai hệ thống

Truy cập Data trong HexaSync Profile để xem danh sách báo cáo (metrics) kiểm tra dữ liệu. Báo cáo có màu đỏ (Unhealthy) cho biết dữ liệu đang lỗi và chưa được đồng bộ cho tới khi được xử lý.

Báo cáo với dữ liệu BRAVO:

  • Sản phẩm quy đổi chưa khai báo giá.
  • Mã lô bị trùng.
  • Tồn kho âm.
  • Vật tư thay đổi quy cách quản lý, từ sản phẩm thường sang sản phẩm theo lô.
  • Tồn kho của sản phẩm theo lô nhưng không có mã lô.

Báo cáo với dữ liệu Sapo OmniAI:

  • Đơn hàng chưa đồng bộ, bao gồm lỗi đồng bộ.
  • Đối chiếu tồn kho Sapo OmniAI với BRAVO.
  • Chi tiết đơn hàng không đồng bộ do không đủ tồn.

Dựa trên dữ liệu thực tế và nhu cầu đối chiếu của từng doanh nghiệp, HexaSync có thể cấu hình thêm các báo cáo bổ sung.

Tùy chỉnh nâng cao

Ngoài các tác vụ tiêu chuẩn ở trên, HexaSync có thể tùy chỉnh profile theo yêu cầu riêng. Mỗi tính năng nâng cao đều cần được đánh giá trước và có thể phát sinh phí triển khai. Một số tính năng cần phối hợp với đội ngũ Sapo hoặc BRAVO nếu nằm ngoài phạm vi hoạt động của HexaSync.

Sản phẩm:

  • Sản phẩm theo lô, hạn sử dụng.
  • Sản phẩm bundle, combo, matrix.
  • Hình ảnh sản phẩm.
  • Các trường thông tin mở rộng từ BRAVO sang Sapo OmniAI.
  • Danh sách sản phẩm không cho phép đồng bộ.

Giá sản phẩm:

  • Đơn giá mua cố định hoặc đơn giá mua gần nhất từ BRAVO sang Sapo OmniAI.
  • Giá giảm theo chương trình khuyến mãi (voucher, coupon).

Tồn kho:

  • Đồng bộ kho theo tỉ lệ sản phẩm, để giữ hàng cho bán tại cửa hàng hoặc ưu tiên kênh bán hiệu quả nhất.
  • Đồng bộ kho theo quan hệ một - nhiều, ví dụ một kho BRAVO cấp hàng cho nhiều cửa hàng trên Sapo OmniAI.
  • Đồng bộ kho theo công thức khác, ví dụ tồn kho Sapo OmniAI bằng tổng tồn của nhiều kho trên BRAVO.
  • Đồng bộ theo cấu hình tồn kho ảo.

Đơn hàng:

  • Các trường thông tin mở rộng trong đơn hàng.
  • Thuế suất (% VAT) và tiền thuế cho từng sản phẩm trong đơn.
  • Mã vận đơn hoặc thông tin mở rộng của đơn hàng từ sàn thương mại điện tử đã về Sapo OmniAI.
  • Giá theo chương trình khuyến mãi (giảm theo sản phẩm, mua 1 tặng 1).
  • Hủy đơn toàn phần và hủy đơn từng phần.

Khách hàng:

  • Các trường thông tin ngoài email, số điện thoại và họ tên.
  • Nhận diện khách hàng dựa trên cả email lẫn số điện thoại, hoặc một trường đặc biệt.

Xóa dữ liệu:

  • Các tác vụ đặc biệt để xóa dữ liệu không còn hiệu lực trên các hệ thống, theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Quy trình thiết lập 6 bước

Bước 1: Đăng ký tài khoản HexaSync

Bước 2: Cấp quyền kết nối

Bước 3: Làm sạch và chuẩn bị dữ liệu

  • Làm sạch dữ liệu theo các đề xuất từ HexaSync Profile.
  • Bảo đảm SKU sản phẩm giống nhau giữa hai hệ thống.
  • Thiết lập mapping kho và mapping khách hàng, nếu cần.

Bước 4: Kiểm tra thủ công

  • Beehexa và doanh nghiệp cùng kiểm tra thủ công các luồng dữ liệu đã thiết lập.
  • Kiểm tra từng tác vụ theo thứ tự: sản phẩm, giá, tồn kho, khách hàng rồi đến đơn hàng.
  • Xác nhận dữ liệu đồng bộ chính xác.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu

  • Beehexa thực hiện các điều chỉnh nhỏ trên profile để phù hợp với nghiệp vụ của doanh nghiệp.
  • Tinh chỉnh lịch chạy tác vụ và cách xử lý lỗi.

Bước 6: Kích hoạt tự động

  • Bật chế độ chạy tự động cho các tác vụ đồng bộ.
  • Theo dõi hoạt động của profile sau khi kích hoạt.

Cần hỗ trợ

Nếu cần hỗ trợ trong lúc vận hành, hãy liên hệ đội ngũ HexaSync.

Đã sao chép link!
Các hướng dẫn sử dụng khácXem ứng dụng tích hợp Sapo và BRAVO