Hướng dẫn này dành cho doanh nghiệp đang dùng ứng dụng tích hợp Sapo OmniAI và MISA meInvoice trên HexaSync. Nội dung trình bày cách ứng dụng tạo hóa đơn điện tử từ đơn hàng Sapo OmniAI, cách xử lý đơn hủy và đơn trả hàng, cách phát hành hóa đơn và các bước thiết lập.
Nếu bạn đang tìm hiểu tính năng và chi phí trước khi triển khai, hãy xem trang ứng dụng tích hợp Sapo OmniAI và MISA meInvoice và bảng giá.
HexaSync Profile là gì
HexaSync Profile là hồ sơ đồng bộ được thiết lập để đồng bộ dữ liệu giữa Sapo OmniAI và MISA meInvoice. Mỗi doanh nghiệp có một profile riêng, và mọi thao tác vận hành trong hướng dẫn này diễn ra trong profile đó.
Một profile có bốn khu vực quản lý.
Tasks: danh sách tác vụ
- Mỗi tác vụ (task) đại diện cho một loại dữ liệu, ví dụ đơn hàng, dòng sản phẩm trong đơn, khách hàng hoặc trạng thái phát hành hóa đơn, và thể hiện chiều đi của dữ liệu.
- Số lượng tác vụ và cách thiết kế phụ thuộc vào yêu cầu nghiệp vụ và phạm vi công việc của doanh nghiệp.
- Một tác vụ có thể phụ thuộc vào các tác vụ khác.
Task Scheduler: lịch chạy tự động
- Task Scheduler cho phép profile tự động chạy các tác vụ theo tần suất nhất định: mỗi phút, mỗi giờ hoặc hằng ngày.
- Từng tác vụ có thể được bật hoặc tắt theo yêu cầu.
References: thông tin đối chiếu
References là nơi kiểm tra các thông tin mapping đã được quy ước khi thiết lập profile, ví dụ:
- Danh sách nguồn đơn hoặc chi nhánh được phép đồng bộ đơn hàng để tạo hóa đơn.
- Danh sách phương thức thanh toán được phép đồng bộ để tạo hóa đơn.
Settings: thông tin và thành viên
- Settings hiển thị chủ sở hữu profile, ngày tạo, ngày cập nhật, trạng thái profile và danh sách thành viên (các email có quyền truy cập profile).
- Chủ sở hữu (Owner) hoặc tài khoản có quyền Admin có thể thêm thành viên mới bằng email.
Lưu ý: Email của thành viên mới phải được liên kết với một tài khoản HexaSync.
Tạo hóa đơn mới từ đơn hàng Sapo OmniAI
Chiều đồng bộ: Sapo OmniAI → MISA meInvoice. Đơn hàng đủ điều kiện trên Sapo OmniAI được HexaSync khởi tạo hóa đơn tương ứng trên MISA meInvoice.
Điều kiện để đơn hàng được tạo hóa đơn
- Đơn hàng có trạng thái giao hàng thành công.
- Đơn hàng đã được thanh toán toàn bộ.
- Đơn hàng phát sinh từ nguồn đơn hoặc chi nhánh được cấu hình cho phép đồng bộ. Doanh nghiệp cung cấp danh sách này khi thiết lập.
- Đơn hàng dùng phương thức thanh toán được cấu hình cho phép đồng bộ.
Đơn hàng thiếu một trong các điều kiện trên sẽ chưa được tạo hóa đơn. Bạn có thể xem danh sách nguồn đơn, chi nhánh và phương thức thanh toán đang được phép trong khu vực References của profile.
Khi khách hủy đơn
- Đơn hàng đã đủ điều kiện và đã được tạo hóa đơn mới trên MISA meInvoice.
- Sau đó khách hủy đơn trên Sapo OmniAI.
- HexaSync kiểm tra lại: nếu hóa đơn tương ứng chưa được phát hành trên MISA meInvoice, hóa đơn đó được xóa.
Cách xử lý này giúp việc rà soát trước khi xuất hóa đơn cuối ngày nhanh hơn và giảm rủi ro phát hành nhầm hóa đơn cho đơn đã hủy.
Thông tin trên hóa đơn mới
Tùy mẫu hóa đơn doanh nghiệp đang dùng (hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng), hóa đơn mới được khởi tạo với các thông tin cơ bản sau:
- Thông tin người bán và người mua.
- Danh mục và chi tiết hàng hóa, dịch vụ.
- Ngày hóa đơn, tương ứng với ngày hoàn thành đơn trên Sapo OmniAI.
- Mã đơn hàng tương ứng trên Sapo OmniAI.
- Chi phí vận chuyển, nếu đơn hàng gốc có phát sinh.
- Các chỉ tiêu tài chính: thành tiền, đơn giá trước thuế, đơn giá sau thuế, thuế suất và tiền thuế.
- Chiết khấu đơn hàng (chiết khấu thương mại).
- Chiết khấu sản phẩm, đã được tính vào đơn giá.
Tạo hóa đơn điều chỉnh giảm từ đơn trả hàng
Chiều đồng bộ: Sapo OmniAI → MISA meInvoice. Hóa đơn điều chỉnh giảm được lập dựa trên hóa đơn gốc đã phát hành, tương ứng với đơn trả lại hàng đã bán trên Sapo OmniAI.
Điều kiện để đơn trả hàng được tạo hóa đơn điều chỉnh
- Đơn trả hàng có trạng thái giao hàng thành công.
- Đơn trả hàng đã được thanh toán toàn bộ.
- Đơn trả hàng phát sinh từ nguồn đơn hoặc chi nhánh được cấu hình cho phép đồng bộ.
- Đơn hàng dùng phương thức thanh toán được cấu hình cho phép đồng bộ.
Thông tin trên hóa đơn điều chỉnh
- Thông tin người bán và người mua.
- Mã đơn hàng tương ứng trên Sapo OmniAI.
- Mẫu số hóa đơn gốc được điều chỉnh và lý do điều chỉnh (trả hàng).
- Ngày hóa đơn, tương ứng với ngày hoàn thành đơn trên Sapo OmniAI.
- Danh mục và chi tiết hàng hóa, dịch vụ.
- Chi phí vận chuyển, nếu đơn hàng gốc có phát sinh.
- Các chỉ tiêu tài chính: thành tiền, đơn giá trước thuế, đơn giá sau thuế, thuế suất và tiền thuế.
- Chiết khấu đơn hàng (chiết khấu thương mại) và chiết khấu sản phẩm.
Phát hành hóa đơn trên MISA meInvoice
Sau khi hóa đơn được tạo tự động trên MISA meInvoice, bạn kiểm tra rồi phát hành hàng loạt và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế vào bất kỳ khung giờ nào.
Lưu ý: Để phát hành bằng ký số, tài khoản MISA meInvoice của bạn phải được kết nối với chữ ký số (MISA eSign, USB Token hoặc chữ ký số của nhà cung cấp khác).
Tùy chỉnh nâng cao
Ngoài các tác vụ tiêu chuẩn ở trên, HexaSync có thể tùy chỉnh profile theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Mỗi tính năng nâng cao đều cần được đánh giá trước và có thể phát sinh phí triển khai. Một số tính năng cần phối hợp với đội ngũ Sapo OmniAI hoặc MISA meInvoice nếu nằm ngoài phạm vi hoạt động của HexaSync.
Với luồng tạo hóa đơn:
- Thêm các trường thông tin mở rộng trên hóa đơn, ví dụ mã đơn hàng Sapo OmniAI hoặc ghi chú.
- Thêm thuế suất (% VAT) và tiền thuế cho từng sản phẩm trong đơn hàng khi sản phẩm thiếu thuế.
- Không hiển thị trên hóa đơn các dòng sản phẩm thiếu SKU trên đơn Sapo OmniAI.
- Gộp hóa đơn cho đơn đổi trả hàng.
Với thông tin khách hàng:
- Đồng bộ thêm các trường thông tin ngoài email, số điện thoại và họ tên.
- Nhận diện khách hàng dựa trên cả email lẫn số điện thoại, hoặc một trường đặc biệt.
Với sản phẩm:
- Bổ sung đơn vị tính mặc định cho sản phẩm thiếu đơn vị tính.
Xóa dữ liệu:
- Các tác vụ đặc biệt để xóa dữ liệu không còn hiệu lực trên các hệ thống, theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Quy trình thiết lập 6 bước
Bước 1: Đăng ký tài khoản HexaSync
- Đăng ký tài khoản mới, kích hoạt tài khoản và đăng nhập. Xem hướng dẫn đăng ký tài khoản Beehexa.
Bước 2: Cấp quyền kết nối
- Cấp quyền để HexaSync kết nối tới MISA meInvoice. Xem hướng dẫn kết nối MISA meInvoice.
- Cấp quyền để HexaSync kết nối tới Sapo OmniAI. Xem hướng dẫn kết nối Sapo OmniAI.
- Kiểm tra cả hai kết nối trước khi sang bước tiếp theo.
Bước 3: Làm sạch và chuẩn bị dữ liệu
- Làm sạch dữ liệu theo các đề xuất từ HexaSync Profile.
- Kiểm tra thông tin mẫu hóa đơn trên MISA meInvoice.
- Thiết lập nguồn đơn hàng và phương thức thanh toán được phép đồng bộ, nếu cần.
- Thiết lập mẫu hóa đơn tương ứng với từng nguồn đơn, nếu cần.
Bước 4: Kiểm tra thủ công
- Beehexa và doanh nghiệp cùng kiểm tra thủ công các luồng dữ liệu đã thiết lập.
- Kiểm tra từng tác vụ, theo thứ tự hóa đơn mới rồi đến hóa đơn điều chỉnh.
- Kiểm tra chi tiết từng hóa đơn được tạo: người bán, người mua, hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, chiết khấu và tổng tiền.
- Phát hành thử một số hóa đơn mẫu.
- Xác nhận dữ liệu đồng bộ chính xác.
Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu
- Beehexa thực hiện các điều chỉnh nhỏ trên profile để phù hợp với nghiệp vụ của doanh nghiệp.
- Tinh chỉnh lịch chạy tác vụ và cách xử lý lỗi.
Bước 6: Kích hoạt tự động
- Bật chế độ chạy tự động cho các tác vụ đồng bộ.
- Theo dõi hoạt động của profile sau khi kích hoạt.
Cần hỗ trợ
Nếu cần hỗ trợ trong lúc vận hành, hãy liên hệ đội ngũ HexaSync.