Hướng dẫn này dành cho doanh nghiệp đang dùng ứng dụng tích hợp Sapo OmniAI và Shopify trên HexaSync. Nội dung tập trung vào việc vận hành hằng ngày: đọc báo cáo dữ liệu và xử lý các trường hợp dữ liệu không được đồng bộ.
Nếu bạn đang tìm hiểu tính năng và chi phí trước khi triển khai, hãy xem trang ứng dụng tích hợp Sapo và Shopify.
Chiều đồng bộ dữ liệu
| Dữ liệu | Chiều đồng bộ |
|---|---|
| Sản phẩm và biến thể (SKU) | Sapo OmniAI → Shopify |
| Giá bán | Sapo OmniAI → Shopify |
| Tồn kho | Sapo OmniAI → Shopify |
| Đơn hàng | Shopify → Sapo OmniAI |
| Khách hàng và địa chỉ giao hàng | Shopify → Sapo OmniAI |
Sapo OmniAI là hệ thống nguồn của sản phẩm, giá và tồn kho. Nguyên tắc vận hành quan trọng nhất là thay đổi sản phẩm, giá và tồn kho trên Sapo OmniAI, không sửa trực tiếp trên Shopify.
Đọc báo cáo dữ liệu trên HexaSync
Trong HexaSync Profile, mục Data liệt kê các báo cáo dữ liệu của hai hệ thống. Báo cáo có màu đỏ cho biết dữ liệu đang không đồng bộ và cần được xử lý; các tác vụ liên quan tới dữ liệu đó cũng chưa được đồng bộ.
Các báo cáo thường dùng:
- SKU bị trùng trên Shopify.
- SKU chỉ tồn tại trên Shopify.
- SKU chỉ tồn tại trên Sapo OmniAI.
- Biến thể đã đồng bộ nhưng bị xóa trên Shopify hoặc trên Sapo OmniAI.
- Tồn kho chênh lệch giữa hai hệ thống và tồn kho âm trên Shopify.
- Giá chênh lệch giữa hai hệ thống.
- Đơn hàng chưa được đồng bộ.
Trạng thái của một bản ghi
- Changed: dữ liệu có thay đổi ở hệ thống nguồn.
- No changed: dữ liệu đang khớp với thông tin mới nhất ở hệ thống nguồn.
- Removed: dữ liệu đã bị xóa khỏi hệ thống nguồn.
Lọc và đồng bộ lại
- Dùng Filter để thu hẹp danh sách theo SKU hoặc mã biến thể. Nếu không thấy cột cần xem, dùng Edit Columns để chọn cột hiển thị.
- Trong một tác vụ đồng bộ, chọn bản ghi rồi nhấn Push để đồng bộ lại bản ghi đó.
- Chỉ đồng bộ lại các bản ghi có trạng thái No changed. Bản ghi Removed cần được xử lý trên hệ thống nguồn.
Xử lý vấn đề về sản phẩm và biến thể
SKU bị trùng trên Shopify
Một SKU đang được dùng cho hai biến thể khác nhau trên Shopify, thường do SKU được nhập thủ công và trùng với biến thể đã có. Khi đó biến thể có thể bị ghép sai.
- Tìm SKU trùng trong báo cáo, rồi sửa trên Shopify để mỗi SKU chỉ thuộc về một biến thể.
- Sau khi sửa, đồng bộ lại sản phẩm trên HexaSync và kiểm tra lần lượt biến thể, giá, rồi tồn kho.
Lưu ý: Không xóa rồi tạo lại sản phẩm trên Shopify để xử lý SKU trùng. Sản phẩm tạo lại có mã định danh mới nên không còn được ghép với sản phẩm trên Sapo OmniAI.
SKU chỉ tồn tại trên Shopify
Biến thể có trên Shopify nhưng không có sản phẩm tương ứng trên Sapo OmniAI. Nguyên nhân thường gặp: sản phẩm đã có trên Shopify từ trước khi tích hợp, SKU được tạo thủ công hoặc bị đổi trên Shopify, hoặc SKU đã bị xóa trên Sapo OmniAI sau khi đồng bộ.
- Cách xử lý được khuyến nghị là xóa sản phẩm đó trên Shopify.
- Nếu chưa xóa, hãy đưa tồn kho của sản phẩm về 0 để không phát sinh đơn hàng. Đơn chứa sản phẩm này sẽ lỗi vì không tìm thấy sản phẩm tương ứng trên Sapo OmniAI.
SKU chỉ tồn tại trên Sapo OmniAI
Sản phẩm đã có trên Sapo OmniAI nhưng chưa được đồng bộ sang Shopify. Nguyên nhân thường gặp là sản phẩm chưa đủ điều kiện đồng bộ vì thiếu tên, mô tả, giá hoặc tồn kho, hoặc biến thể đã bị xóa thủ công trên Shopify.
- Bổ sung thông tin còn thiếu trên Sapo OmniAI.
- Xem lịch sử đồng bộ của bản ghi để biết lý do cụ thể.
- Nếu biến thể bị thiếu trên Shopify, tạo lại biến thể với SKU trùng khớp chính xác với SKU trên Sapo OmniAI, rồi chờ biến thể được đồng bộ lại tự động.
Biến thể đã đồng bộ bị xóa
Khi một biến thể đã đồng bộ bị xóa thủ công trên Shopify hoặc trên Sapo OmniAI, tồn kho và giá của biến thể không còn được cập nhật, và các đơn hàng chứa biến thể đó không được đồng bộ. Biến thể tạo lại có mã định danh mới và không tự động được ghép lại.
- Không xóa biến thể trên Shopify nếu biến thể tương ứng trên Sapo OmniAI vẫn còn.
- Muốn ngừng bán, hãy đưa tồn kho về 0 hoặc chuyển sản phẩm sang ngừng bán thay vì xóa.
Xử lý vấn đề về tồn kho
Tồn kho trên Shopify được cập nhật tự động khi tồn kho thay đổi trên Sapo OmniAI. Khi tồn kho lệch hoặc âm trên Shopify, hãy kiểm tra theo thứ tự:
- Sản phẩm cũng đang hết hàng trên Sapo OmniAI. Kiểm tra và cập nhật tồn kho trên Sapo OmniAI; tồn kho trên Shopify sẽ được cập nhật theo.
- Shopify chưa bật theo dõi tồn kho cho sản phẩm. Bật theo dõi tồn kho trên Shopify, sau đó sản phẩm được đồng bộ lại tự động.
- Biến thể tương ứng chưa được đồng bộ. Đây là nguyên nhân thường gặp. Kiểm tra các báo cáo SKU trùng và SKU chỉ tồn tại trên Shopify, rồi xử lý theo hướng dẫn ở phần trên.
- Tồn kho bị sửa thủ công trên Shopify. Thực hiện thay đổi trên Sapo OmniAI để số liệu được đồng bộ lại.
Nếu cần đồng bộ lại tồn kho của một SKU, lọc theo SKU trong tác vụ đồng bộ tồn kho, chọn các kho cần đồng bộ rồi nhấn Push.
Xử lý giá chênh lệch
- Kiểm tra biến thể trước khi kiểm tra giá. Xử lý các báo cáo SKU trùng, SKU chỉ tồn tại ở một hệ thống và biến thể bị xóa trước.
- Nếu biến thể đã đồng bộ mà giá vẫn lệch, xem lịch sử đồng bộ giá của biến thể đó và xử lý theo thông tin lỗi.
- Tránh ghi đè giá thủ công trên Shopify.
Xử lý đơn hàng không đồng bộ
Có hai nguyên nhân chính:
- Biến thể trong đơn chưa được đồng bộ. Kiểm tra các sản phẩm trong đơn theo các báo cáo ở trên, xử lý để biến thể được đồng bộ, rồi đồng bộ lại đơn hàng.
- Không có kho nào đủ tồn cho toàn bộ sản phẩm trong đơn. Sapo OmniAI chỉ cho chọn một kho khi tạo đơn hàng, còn Shopify hiển thị tổng tồn của nhiều kho. Báo cáo đơn hàng chưa đồng bộ liệt kê các SKU thiếu hàng theo từng kho đã mapping. Hãy điều chuyển tồn kho để một kho đáp ứng đủ toàn bộ đơn.
Cần hỗ trợ
Nếu cần hỗ trợ trong lúc vận hành, hãy liên hệ đội ngũ HexaSync.