Tồn kho được đồng bộ theo chiều nào?

Ứng dụng tích hợp có cả hai chiều đồng bộ tồn kho: MISA AMIS sang Sapo OmniAI và Sapo OmniAI sang MISA AMIS. Doanh nghiệp chọn chiều theo hệ thống gốc đang dùng để quản lý hàng hóa.

Vì sao một đơn hàng trên Sapo OmniAI chưa được đồng bộ sang MISA AMIS?

Các nguyên nhân thường gặp: mặt hàng trong đơn chưa tồn tại ở cả hai hệ thống và cũng không nằm trong danh sách quà tặng, kho của đơn chưa được mapping, nguồn đơn chưa được mapping với khách hàng trên MISA AMIS, tên khách hàng hoặc địa chỉ giao hàng đang bị che bằng ký tự *, đơn đã bị hủy, hoặc đơn chưa đạt trạng thái đã thiết lập để đồng bộ.

Sapo OmniAI vừa có nguồn đơn mới thì cần làm gì?

Hãy bổ sung mapping giữa nguồn đơn mới và khách hàng tương ứng trên MISA AMIS trong khu vực References của profile. Đơn hàng thuộc nguồn đơn chưa được mapping sẽ chưa được đồng bộ.

Đơn hàng có quà tặng không có mã hàng trên MISA AMIS thì xử lý thế nào?

Thêm sản phẩm quà tặng đó vào danh sách quà tặng trong References. Khi đó sản phẩm không được thêm thành dòng hàng của đơn trên MISA AMIS, mà được ghi vào phần diễn giải của đơn hàng.

Khách hàng trên Sapo OmniAI được nhận diện trên MISA AMIS bằng thông tin nào?

Thông tin khách hàng được đồng bộ từ Sapo OmniAI về MISA AMIS dựa theo số điện thoại và email. Với đơn từ một số nguồn đơn, doanh nghiệp có thể cấu hình để cả nguồn đơn được ghi nhận vào một khách hàng trên MISA AMIS.

Kho hàng giữa hai hệ thống được ghép với nhau như thế nào?

Ứng dụng tự động mapping kho hàng dựa theo tên kho, mã kho và địa chỉ. Bạn có thể kiểm tra và bổ sung mapping kho trong khu vực References của profile.

Hướng dẫn sử dụng tích hợp Sapo OmniAI và MISA AMIS

Hướng dẫn này dành cho doanh nghiệp đang dùng ứng dụng tích hợp Sapo OmniAI và MISA AMIS trên HexaSync. Nội dung trình bày cách ứng dụng đồng bộ sản phẩm, lô hàng, tồn kho và đơn hàng, điều kiện để dữ liệu được đồng bộ và cách cập nhật các cấu hình mapping khi vận hành.

Nếu bạn đang tìm hiểu tính năng và chi phí trước khi triển khai, hãy xem trang ứng dụng tích hợp Sapo và MISA AMIS và bảng giá.

Tính năng sẵn có của ứng dụng tiêu chuẩn

Tự động mapping kho hàng dựa theo tên kho, mã kho và địa chỉ.
Tự động mapping tồn kho theo SKU.
Tự động đồng bộ tồn kho, có cả hai chiều: MISA AMIS → Sapo OmniAI và Sapo OmniAI → MISA AMIS.
Tự động đồng bộ đơn hàng mới từ Sapo OmniAI về MISA AMIS.
Tự động đồng bộ thông tin khách hàng từ Sapo OmniAI về MISA AMIS, dựa theo số điện thoại và email.
Tự động kiểm tra số liệu trên Sapo OmniAI.
Tự động kiểm tra số liệu trên MISA AMIS.

Luồng nào thuộc gói nào được trình bày ở bảng giá tích hợp Sapo và MISA AMIS.

Chọn hệ thống gốc cho sản phẩm và tồn kho

Sản phẩm và tồn kho được đồng bộ theo hệ thống gốc mà doanh nghiệp chọn khi thiết lập.

Hệ thống gốc	Phù hợp khi	Kết quả
Sapo OmniAI	Đội bán hàng tạo và quản lý sản phẩm trên Sapo OmniAI.	Sản phẩm và tồn kho theo từng kho được đồng bộ từ Sapo OmniAI sang MISA AMIS.
MISA AMIS	Kế toán hoặc kho quản lý hàng hóa trên MISA AMIS, ví dụ hàng theo lô.	Sản phẩm và tồn kho được đồng bộ từ MISA AMIS sang Sapo OmniAI.

Đơn hàng và thông tin khách hàng luôn đi theo chiều Sapo OmniAI → MISA AMIS.

Lưu ý: Sau khi đã chọn hệ thống gốc, hãy thay đổi sản phẩm và tồn kho trên hệ thống gốc. Thay đổi trực tiếp trên hệ thống còn lại có thể làm số liệu hai bên lệch nhau.

Các phần về sản phẩm, lô hàng và tồn kho dưới đây mô tả trường hợp MISA AMIS là hệ thống gốc.

Đồng bộ sản phẩm

Chiều đồng bộ: MISA AMIS → Sapo OmniAI.

HexaSync lấy về các thay đổi của sản phẩm trên MISA AMIS.
Sản phẩm đã có ở cả hai hệ thống được ghép với nhau theo mã hàng, không tạo trùng.
Sản phẩm có ở MISA AMIS nhưng chưa có ở Sapo OmniAI được tạo mới tương ứng trên Sapo OmniAI.
Danh sách sản phẩm đã ghép được lưu trong profile để bạn đối chiếu.

Điều kiện để sản phẩm được đồng bộ

Sản phẩm có mã hàng trên MISA AMIS.
Sản phẩm đang ở trạng thái hoạt động.
Sản phẩm là hàng hóa vật lý.

Thông tin sản phẩm được đồng bộ

Tên sản phẩm.
Loại sản phẩm.
Mã vạch.
Giá.
Thiết lập quản lý tồn kho.
Thiết lập quản lý lô hàng.

Đồng bộ lô hàng

Chiều đồng bộ: MISA AMIS → Sapo OmniAI.

HexaSync lấy về các thay đổi của lô hàng sản phẩm trên MISA AMIS và đồng bộ mã lô cùng hạn sử dụng sang Sapo OmniAI.
Khi sản phẩm được bật quản lý lô hàng, Sapo OmniAI tự tạo một lô mặc định cho sản phẩm.

Quy tắc ghép lô hàng

Lô hàng rỗng trên MISA AMIS (không có ký tự nào) được ghép với lô mặc định trên Sapo OmniAI.
Mã lô trên MISA AMIS được loại bỏ toàn bộ ký tự đặc biệt trước khi đồng bộ. Mã lô trên Sapo OmniAI là mã lô MISA AMIS sau khi đã loại bỏ ký tự đặc biệt.
Danh sách lô hàng đã ghép được lưu trong profile để bạn đối chiếu.

Đồng bộ tồn kho

Chiều đồng bộ: MISA AMIS → Sapo OmniAI.

HexaSync lấy về các thay đổi tồn kho trên MISA AMIS.
HexaSync gán sản phẩm vào kho hàng và lô hàng tương ứng trên Sapo OmniAI.
HexaSync lấy về tồn kho theo lô trên Sapo OmniAI, so sánh với MISA AMIS rồi đồng bộ phần chênh lệch sang Sapo OmniAI.

Cơ chế đồng bộ theo chênh lệch tồn kho

Chênh lệch tồn kho là hiệu số giữa tồn kho trên MISA AMIS và trên Sapo OmniAI của một mặt hàng tại một kho.

HexaSync lấy về thay đổi tồn kho trên MISA AMIS.
HexaSync tính chênh lệch tồn kho giữa hai hệ thống. Nếu còn chênh lệch, HexaSync đồng bộ tồn kho sang Sapo OmniAI.
HexaSync lấy về thay đổi tồn kho trên Sapo OmniAI, rồi lặp lại bước 2 và bước 3.

Quá trình dừng lại khi chênh lệch bằng 0, nghĩa là tồn kho hai hệ thống đã bằng nhau và không cần đồng bộ thêm.

Điều kiện để tồn kho được đồng bộ

Mã hàng của sản phẩm trên MISA AMIS phải tồn tại trên Sapo OmniAI.
Lô hàng tương ứng, nếu có, phải được ghép giữa hai hệ thống.
Kho hàng tương ứng phải được mapping giữa hai hệ thống.

Đồng bộ đơn hàng

Chiều đồng bộ: Sapo OmniAI → MISA AMIS.

HexaSync lấy về các thay đổi của đơn hàng trên Sapo OmniAI.
HexaSync chuyển đổi dữ liệu đơn hàng Sapo OmniAI sang định dạng đơn hàng của MISA AMIS. Với các nguồn đơn đã được cấu hình, ví dụ đơn từ sàn thương mại điện tử, HexaSync tính thêm phụ phí và tổng tiền của đơn.
HexaSync tạo đơn hàng và ghi sổ cho đơn hàng trên MISA AMIS.

Điều kiện để đơn hàng được đồng bộ

Tên khách hàng và địa chỉ giao hàng không bị che bằng ký tự *.
Nguồn đơn hàng trên Sapo OmniAI đã được mapping với khách hàng trên MISA AMIS.
Tất cả mặt hàng trong đơn tồn tại ở cả hai hệ thống, hoặc đã được cấu hình trong danh sách quà tặng.
Kho hàng của đơn đã được mapping giữa hai hệ thống.
Đơn hàng chưa bị hủy.
Đơn hàng đạt trạng thái đã thiết lập để đồng bộ, ví dụ từ trạng thái đang giao hàng và có ngày xuất hàng.

Thông tin đơn hàng được đồng bộ

Thông tin chung của đơn:

Mã khách hàng, tên khách hàng, người liên hệ và địa chỉ.
Ngày hạch toán, số chứng từ và diễn giải.
Nhân viên bán hàng.
Số đơn hàng từ hệ thống khác và sàn thương mại điện tử.
Tổng tiền thanh toán.

Thông tin từng mặt hàng:

Mã hàng, tên hàng, kho, số lượng và đơn giá.
Số lô và hạn sử dụng.
Hàng khuyến mại và tỷ lệ chiết khấu.
Đơn giá sau thuế và tiền thuế GTGT.
Khoản mục chi phí và các tài khoản hạch toán: giá vốn, công nợ, thuế GTGT, chiết khấu.

Khách hàng trên đơn hàng

Thông tin khách hàng được đồng bộ từ Sapo OmniAI về MISA AMIS dựa theo số điện thoại và email.
Doanh nghiệp có thể cấu hình để đơn hàng của một nguồn đơn được ghi nhận vào một khách hàng trên MISA AMIS, ví dụ một mã khách hàng chung cho đơn từ đại lý online.

Các cấu hình mapping trong profile

Khu vực References của HexaSync Profile lưu các cấu hình mà doanh nghiệp cần cập nhật khi dữ liệu gốc thay đổi.

Cấu hình	Dùng để	Cập nhật khi
Mapping kho hàng	Ghép kho trên Sapo OmniAI với kho trên MISA AMIS.	Mở kho hoặc chi nhánh mới.
Mapping nguồn đơn và khách hàng	Chuyển nguồn đơn của đơn hàng Sapo OmniAI thành khách hàng của đơn hàng MISA AMIS.	Sapo OmniAI phát sinh nguồn đơn mới.
Mapping nhân viên bán hàng	Ghép nhân viên trên Sapo OmniAI với nhân viên trên MISA AMIS.	Có nhân viên bán hàng mới.
Danh sách quà tặng	Khai báo sản phẩm quà tặng không tồn tại trên MISA AMIS.	Có sản phẩm quà tặng mới, hoặc ngừng dùng một quà tặng.
Tiêu đề mặt hàng	Đặt tiêu đề và đơn vị ghi vào mặt hàng của đơn hàng MISA AMIS, thay cho tiêu đề sẵn có của sản phẩm.	Cần tên mặt hàng trên chứng từ khác với tên trong danh mục.

Thông tin cần chuẩn bị

Mapping kho hàng: mã và tên kho trên Sapo OmniAI; mã và tên kho trên MISA AMIS.
Mapping nguồn đơn và khách hàng: mã nguồn đơn trên Sapo OmniAI; mã khách hàng trên MISA AMIS.
Mapping nhân viên bán hàng: mã, email, số điện thoại và tên nhân viên trên Sapo OmniAI; mã và tên nhân viên trên MISA AMIS.
Danh sách quà tặng: mã và mã vạch của sản phẩm trên Sapo OmniAI; ghi chú muốn thêm vào phần diễn giải của đơn hàng MISA AMIS.
Tiêu đề mặt hàng: mã sản phẩm trên MISA AMIS; tiêu đề và đơn vị muốn ghi nhận.

Các bước cập nhật một cấu hình

Trong HexaSync Profile, mở References và chọn cấu hình cần cập nhật.
Chọn Data.
Chọn Other Actions, rồi Download Template để tải tệp mẫu.
Nhập thông tin đã chuẩn bị vào tệp mẫu và lưu dưới dạng .csv.
Chọn Other Actions, rồi Import. Tải tệp lên, nhập mô tả và chọn Import.
Kiểm tra lại dữ liệu sau khi import.

Để ngừng áp dụng một dòng cấu hình, ví dụ bỏ một sản phẩm khỏi danh sách quà tặng, hãy hiển thị cột Status của dòng đó, chuyển sang Removed rồi lưu lại.

Lưu ý: Kho hàng, nhân viên hoặc khách hàng vừa được tạo mới trên MISA AMIS cần một khoảng thời gian để HexaSync lấy dữ liệu về. Hãy chờ dữ liệu mới xuất hiện trong profile rồi mới cập nhật mapping.

Theo dõi và kiểm tra số liệu

Ứng dụng tự động kiểm tra số liệu trên cả Sapo OmniAI và MISA AMIS. Bạn theo dõi từng bản ghi đã đồng bộ bằng Công cụ Theo Dõi Sức Khỏe Dữ Liệu trong HexaSync.

Khi một sản phẩm, số tồn kho hoặc đơn hàng chưa được đồng bộ, hãy kiểm tra theo thứ tự:

Mã hàng của sản phẩm có tồn tại ở cả hai hệ thống không.
Kho liên quan đã được mapping chưa.
Lô hàng của sản phẩm đã được ghép chưa.
Nguồn đơn của đơn hàng đã được mapping với khách hàng trên MISA AMIS chưa.
Mặt hàng trong đơn đã có ở cả hai hệ thống, hoặc đã nằm trong danh sách quà tặng chưa.
Thay đổi có được thực hiện trên đúng hệ thống gốc không.

Thiết lập ứng dụng

Bước 1: Kết nối Sapo OmniAI với HexaSync

Cấp quyền cho HexaSync truy cập cửa hàng Sapo OmniAI. Xem hướng dẫn kết nối Sapo OmniAI.

Bước 2: Kết nối MISA AMIS với HexaSync

Sao chép mã kết nối trong MISA AMIS Kế toán và nhập vào HexaSync. Xem hướng dẫn kết nối MISA AMIS.

Bước 3: Bật luồng tích hợp và theo dõi

Chọn hệ thống gốc và các luồng đồng bộ cần dùng.
Kiểm tra kết quả mapping kho và các cấu hình mapping khác trong References.
Theo dõi từng bản ghi sau khi bật đồng bộ tự động.

Cần hỗ trợ

Nếu cần hỗ trợ trong lúc vận hành, hãy liên hệ đội ngũ HexaSync.