ERP là hệ thống phần mềm đang được nhiều doanh nghiệp ưu ái lựa chọn hiện nay. Tuy nhiên cách triển khai ERP như thế nào để có thể tối ưu hóa hiệu quả khi áp dụng lại không phải là điều mà các doanh nghiệp đều nắm rõ. Để đạt được mục tiêu đặt ra, các doanh nghiệp cần quan tâm đến điều gì khi sử dụng ERP? Làm thế nào để ERP phát huy hết tác dụng trong công tác quản trị và vận hành doanh nghiệp? Bài viết sau đây sẽ giải đáp những thắc mắc này của bạn.
Thành lập đội phụ trách dự án để đảm nhận vai trò chuyên biệt
Bất cứ một dự án nào, bao gồm cả dự án online hay offline đều cần có những cá nhân – tập thể chuyên trách để đảm nhận vai trò thiết lập và triển khai dự án. Đó là lý do vì sao muốn biết một trong những cách sử dụng ERP hiệu quả nhất thì đội phụ trách dự án là thành phần không thể thiếu.
ERP là một hệ thống phần mềm đồ sộ và phức tạp. Việc triển khai ERP tại doanh nghiệp thực sự là một quá trình tốn thời gian và công sức. Việc áp dụng ERP có liên quan đến bộ máy tổng thể của doanh nghiệp. Vậy nên đội dự án chuyên trách nên được tập hợp nhân sự đại diện của tất cả các phòng ban, đồng thời các cá nhân này cũng cần là người có tầm hiểu biết, bao quát được công việc của bộ phận mình và thường xuyên tương tác với các phòng ban khác.
Làm thế nào để triển khai ERP một cách hiệu quả
Do bản chất là một dự án công nghệ, các thành viên của đội phụ trách dự án cũng cần là người nhạy bén, hiểu biết nhất định về công nghệ, có khả năng tiếp thu cái mới tốt… Những yếu tố này vô cùng cần thiết để doanh nghiệp có thể triển khai ERP một cách nhanh chóng, thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Hiểu rõ nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP
Không chỉ với việc áp dụng ERP, có thể nói doanh nghiệp muốn đạt hiệu quả tốt trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần hiểu rõ được nhu cầu nội tại của doanh nghiệp, cũng như đích đến cuối cùng khi ứng dụng phần mềm này là gì. Việc phổ biến nhu cầu, mục đích của doanh nghiệp khi áp dụng một phần mềm mới vào hệ thống quản lý cho toàn bộ đội ngũ nhân sự là cần thiết nếu doanh nghiệp muốn tối ưu hóa cách hoạt động của ERP.
Song hành cùng quá trình đó, doanh nghiệp cũng cần làm rõ các nội dung sau để đảm bảo cách sử dụng ERP được tối ưu:
- Xác định những vấn đề khó khăn của doanh nghiệp
- Xác định những vấn đề mà doanh nghiệp có khả năng cải thiện/khắc phục
- Xác định những vấn đề mà doanh nghiệp không thể tự cải thiện/khắc phục
- Xác định mong muốn của doanh nghiệp khi sử dụng ERP là gì?
- Xác định các nhu cầu của doanh nghiệp muốn tích hợp vào phần mềm ERP
- Xác định khoảng ngân sách mà doanh nghiệp có thể đầu tư cho hệ thống ERP
Xác định quy trình làm việc và tái cấu trúc để tối ưu hóa hiệu quả ERP
Việc áp dụng ERP vào doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn nếu doanh nghiệp không tiến hành thay đổi cho phù hợp. Về cơ bản, ERP là một hệ thống phần mềm và nó không thể tự giải quyết các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải. Muốn ERP hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình làm việc cụ thể và tái cấu trúc bộ máy cho phù hợp với quy trình vận hành mong muốn đó.
Nhiệm vụ chính của doanh nghiệp trong việc xác định cách sử dụng ERP là xây dựng một quy trình chi tiết về cách sử dụng ERP cũng như vai trò, nhiệm vụ của các bộ phận trong quy trình này. Sắp xếp, phối hợp, phân công nhiệm vụ một cách phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian làm quen với việc sử dụng ERP, tăng tính đồng bộ hóa trong các quy trình, đảm bảo quá trình tương thích của ERP được rút ngắn một cách tối đa.
Các nhà cung cấp ERP chỉ sắm vai trò thiết lập hệ thống dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp, vì vậy đưa ra quy trình càng cụ thể, hệ thống ERP càng đáp ứng được mục tiêu dễ dàng hơn. Chủ động xây dựng quy trình và tái cấu trúc sẽ giúp doanh nghiệp nắm quyền điều động và chi phối phần mềm nay theo đúng chủ đích ban đầu.
Tìm kiếm nhà cung cấp có khả năng không ngừng cải tiến và nâng cấp phần mềm
Để lựa chọn được phần mềm ERP tối ưu cho doanh nghiệp, nhà cung cấp phần mềm là một trong những nhân tố quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm. Nhà cung cấp ERP ít nhất phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Giải quyết được đầy đủ các nhu cầu mà doanh nghiệp đặt ra.
- Công nghệ sử dụng phù hợp với giải pháp công nghệ và hệ thống hiện có của doanh nghiệp.
- Các chính sách hỗ trợ, tư vấn triển khai, hướng dẫn sử dụng ERP chi tiết, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Các bước tối ưu hóa hiệu quả của ERP
Ngoài những yếu tố trên, một yếu tố quan trọng nữa là nhà cung cấp phải có khả năng cải tiến và nâng cấp phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp. Để khai thác được tối đa tiềm năng của hệ thống ERP, doanh nghiệp cần điều chỉnh liên tục dựa trên nhu cầu và các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng, thay vì cố định các tính năng như ban đầu. Nếu nhà cung cấp không có khả năng tùy biến, thay đổi, nâng cấp phần mềm ERP thì sẽ rất khó để doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả khi ứng dụng phần mềm này.
Đào tạo cách ứng dụng ERP
Sự thành công của một dự án phụ thuộc phần lớn vào việc triển khai thực tế trong doanh nghiệp. Do đó việc hướng dẫn, đào tạo nhân sự cách sử dụng ERP là một bước cần thiết và tác động trực tiếp đến kết quả của quá trình chuyển đổi. Doanh nghiệp nên có kế hoạch và ngân sách cụ thể cho hạng mục này, nếu muốn việc triển khai ERP trong công ty đạt được hiệu quả mong muốn.
Đích đến cuối cùng của phần mềm này là tối ưu hóa thời gian và chi phí vận hành, từ đó gia tăng doanh số. Vậy nên nếu nhân sự trong công ty không nắm rõ được cách thức hoạt động và triển khai ERP, mọi công sức đều là lãng phí. Bước cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng này luôn cần được quan tâm và đầu tư đúng mực từ phía doanh nghiệp của bạn.
Muốn triển khai ERP trong doanh nghiệp, điều cần thiết là đảm bảo các cách sử dụng ERP được hiểu đúng, hiểu đủ và thực hiện chuẩn hóa. Có như vậy, doanh nghiệp của bạn mới có thể đi đến mục tiêu cuối cùng là số hóa doanh nghiệp, tối ưu chi phí và gia tăng doanh số như mục tiêu đề ra. Để biết nhiều thêm các thông tin và tài liệu liên quan bạn có thể truy cập HexaSync Blogs hoặc để lại bình luận bên dưới chúng tôi sẽ giải đáp sớm nhất có thể.
