ERP đang là chủ đề nhận được nhiều sự quan tâm từ các công ty từ nhỏ đến lớn trên thị trường. Hiểu rõ khái niệm và thấu hiểu những lợi ích của chúng đối với sự phát triển của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn đúng đắn hơn về hệ thống này, cũng như có quyết định chính xác cho các bước đi khi muốn áp dụng ERP trong hệ thống quản trị doanh nghiệp nói chung.
Tìm hiểu về khái niệm ERP là gì?
Nói một cách đơn giản, ERP là cụm từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, hay còn gọi là Hệ thống hoạch định nguồn lực (tài nguyên) doanh nghiệp. Trong đó, để tạo nên một khái niệm tổng quát, chúng ta có 3 thành tố cấu thành nó cần được phân tích:
Enterprise – Doanh nghiệp
Đây có thể nói là đích đến cuối cùng của mọi hệ thống quản trị. Doanh nghiệp là chủ thể, cũng là khách thể mà hệ thống quản trị có thể tham gia, tác động và đem lại hiệu quả. Không có nhiều điều giải thích về chữ “E” này, tuy nhiên đây là thành tố không thể bỏ qua nếu muốn hiểu rõ hệ thống ERP là gì.
Resource – Nguồn lực (tài nguyên)
Nguồn lực hay còn được gọi là tài nguyên của doanh nghiệp, bao gồm tất cả các yếu tố như tài chính, nhân sự, vật tư, sản phẩm, công nghệ… Những nguồn lực này tạo nên một bộ máy doanh nghiệp hoàn chỉnh, cũng như duy trì và vận hành nó. Việc quản trị tốt các nguồn lực này giúp doanh nghiệp có thể tồn tại, hạn chế các loại rủi ro cũng như thúc đẩy quá trình phát triển của doanh nghiệp một cách nhanh chóng.
Planning – Hoạch định
Khái niệm này đã quá quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Thiếu chữ “P” này, khái niệm ERP là gì sẽ không thể hoàn thiện. ERP đóng vai trò tính toán các nguồn tài nguyên, từ đó đưa ra dự báo và chiến lược sử dụng các nguồn tài nguyên đó hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Nhờ ERP doanh nghiệp sẽ có kế hoạch các nội dung công việc, nghiệp vụ, quy trình sản xuất, hoạt động kinh doanh… nhanh chóng, chính xác hơn, từ đó đảm bảo hiệu quả làm việc của toàn bộ doanh nghiệp nói chung và từng bộ phận nói riêng. Quá trình phối hợp, vận hành cũng nhờ vậy mà trơn tru hơn, giúp ích rất lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp.
ERP bao gồm 3 yếu tố: Enterprise – Resource – Planning
Tóm lại, khái niệm ERP là gì có thể được định nghĩa cụ thể như sau:
ERP được hiểu là một hệ thống tổng hợp các phân hệ phần mềm khác nhau, bao gồm các công cụ và ứng dụng của doanh nghiệp, với mục tiêu tích hợp tất cả các bộ phận (lĩnh vực) trong doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện, từ đó giúp các bộ phận giao tiếp, làm việc với nhau hiệu quả hơn.
Các hình thức ERP phổ biến nhất hiện nay và cách phân biệt
Nói đến các hình thức ERP phổ biến hiện nay, có thể kể đến 2 loại: ERP tại chỗ và ERP trên đám mây.
ERP tại chỗ là hệ thống ERP được triển khai trực tiếp và cục bộ trên máy chủ và phần cứng của hệ thống Công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Việc quản trị ERP tại chỗ phụ thuộc trực tiếp vào nhân viên IT của công ty, nhờ đó ưu điểm của ERP tại chỗ là doanh nghiệp có thể chủ động quản lý, triển khai mà không phải phụ thuộc các yếu tố ngoại quan khác.
Trong khi đó, ERP trên đám mây đúng như tên gọi của nó, là hệ thống ERP được tích hợp và lưu trữ trên đám mây của nhà cung cấp. Giao diện và cách hoạt động của ERP tại chỗ và ERP đám mây không có gì khác biệt, điểm khác duy nhất là cách triển khai các hoạt động. Thay vì lưu trữ và triển khai tại chỗ trên máy chủ công ty, bạn có thể đăng nhập và sử dụng ERP online bằng trang web và tài khoản trực tuyến được cung cấp riêng.
Có 2 hình thức ERP phổ biến là ERP tại chỗ và ERP trên đám mây
Ưu điểm của ERP trên đám mây là tiết kiệm được không gian máy chủ mà vẫn sử dụng được đầy đủ các tính năng cần có của ERP. Doanh nghiệp cũng có thể yên tâm vì ERP trên đám mây cũng được cung cấp tính năng bảo mật cấp độ cao, đảm bảo tính an toàn thông tin cho doanh nghiệp. Sử dụng ERP trên đám mây, doanh nghiệp có thể giảm chi phí, cấu hình và tính năng phần mềm lại linh hoạt hơn, sử dụng được trên nhiều thiết bị đồng thời, truy cập không giới hạn bất kể thời gian hay địa điểm.
Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp
Không phải tự nhiên mà các doanh nghiệp hiện nay lại ưu tiên tích hợp ERP vào hệ thống quản trị. Có thể nói, ERP đang thể hiện vai trò rất lớn trong hệ thống quản trị – vận hành khiến cho các doanh nghiệp không thể bỏ qua hệ thống này.
- Quản lý nguồn nhân sự
- Quản lý nguồn vốn và tài chính
- Quản lý nguồn vật tư
- Quản lý dữ liệu khách hàng
- Quản lý thông tin sản phẩm
- Quản lý chuỗi cung ứng
- Quản lý quy trình vận hành
- Quản lý rủi ro
- Phân tích dữ liệu và lên kế hoạch
- Quản lý sản xuất
- Và rất nhiều lợi ích của ERP khác tùy theo quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
Ảnh 3: ERP đóng vai trò quan trọng trong việc quản trị tài nguyên doanh nghiệp
Đâu là thời điểm cần đưa ERP vào hoạt động của doanh nghiệp
Quyết định ứng dụng một mô hình/phần mềm mới vào doanh nghiệp không phải một quyết định dễ dàng, đặc biệt với một hệ thống có nhiều vai trò như ERP, việc tích hợp vào hệ thống quản trị doanh nghiệp càng cần được cân nhắc kỹ càng.
Tuy nhiên, nếu nhận thấy một số những đặc điểm sau đây tại công ty của bạn, đó cũng là thời điểm thích hợp để ERP có thể hoạt động và tạo nên thay đổi trong sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp:
- Đội ngũ nhân sự đang mất quá nhiều thời gian và công sức để giải quyết những vấn đề có tính quy luật, có thể giải quyết bằng cách tự động hóa hệ thống.
- Quá trình lưu trữ, quản lý và truy cập dữ liệu quá khó khăn, phức tạp, khiến việc xử lý thông tin và đưa ra quyết sách cho doanh nghiệp bị ảnh hưởng.
- Doanh nghiệp có nhiều đối tác, khách hàng, nhà cung ứng hoặc sử dụng các ứng dụng liên kết bên thứ 3 tại nước ngoài.
- Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm, ứng dụng, công cụ khác nhau để quản trị hệ thống kinh doanh, nhưng những công cụ này lại không được liên kết với nhau mà hoàn toàn độc lập.
- Doanh nghiệp không kiểm soát được, hoặc rất khó kiểm soát/cập nhật mức độ tồn kho hàng hóa theo thời gian thực.
- Các bộ phận, phòng ban, đội nhóm trong doanh nghiệp không liên kết được hoặc rất khó liên kết với nhau trong quá trình làm việc và vận hành.
- Các nhân sự trong công ty không thể truy cập thông tin dữ liệu chung khi cần thiết nếu không ở văn phòng.
- Việc cập nhật các thay đổi trong quy trình, quy định bị chậm, gặp khó khăn hoặc bỏ lỡ do quá nhiều thông tin.
- Việc dự đoán các rủi ro, nguy cơ bị hạn chế, việc khắc phục sự chậm trễ do mất thời gian tiếp nhận thông tin và xử lý dữ liệu.
Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn đang gặp phải 60%-70% các dấu hiệu trên đây, bạn nên thật sự nghiêm túc cân nhắc về việc lựa chọn một hệ thống ERP để tích hợp vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Đương nhiên, việc đưa ra quyết định cần một quá trình tìm hiểu và khảo sát kỹ lưỡng, tuy nhiên bắt đầu tìm các nhà cung cấp và vận hành thử vẫn là bước đi quan trọng bạn cần quan tâm đầu tiên để từng bước kết nối ERP vào hệ thống quản trị.
Cách lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp trước khi đưa vào ứng dụng
Nếu chưa từng sử dụng ERP đang lựa chọn giải pháp đầu tiên, doanh nghiệp có thể lạc trong một ma trận các ứng dụng và nhà cung cấp. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để chọn được hệ thống ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cũng như dễ dàng vận hành nhất. Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang gặp phải những vấn đề này, đừng quên tiến hành 8 bước sau đây trước khi đưa ra quyết định cuối cùng:
Ảnh 4: 8 bước lựa chọn ERP
- Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp
Để có được phán đoán và đánh giá chính xác nhất về nhà cung cấp ERP, doanh nghiệp cần thiết lập được một tiêu chuẩn cụ thể, rõ ràng, với các tiêu chí, danh mục, cách tính điểm rõ ràng. Quá trình này cần sự tham gia của tất cả các phòng ban, bộ phận, mà đại diện là quản lý các phòng ban trong công ty. Đảm bảo rằng tất các cá nhân, bộ phận tham gia đánh giá đều hiểu rõ và thống nhất về cách thức đánh giá này để có được quyết định chính xác nhất.
- Bước 2: Tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp
Sau khi đã thiết lập được tiêu chuẩn đánh giá, việc tìm kiếm nhà cung cấp là quan trọng. Bạn nên liệt kê một loạt các nhà cung cấp ERP để có thể tiến hành khảo sát và so sánh giữa các nhà cung cấp với nhau.
Sau khi đã có danh sách nhà cung cấp tiềm năng, đặt lịch tư vấn và tiến hành đánh giá sơ bộ. Thông qua những tư vấn ban đầu sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hệ thống ERP của từng nhà cung cấp có những ưu – nhược điểm nào. Một yếu tố cũng cần quan tâm nữa là hồ sơ năng lực của các nhà cung cấp. Một công ty đã từng cung cấp dịch vụ ERP cho nhiều doanh nghiệp lớn và vận hành tốt tại các doanh nghiệp này sẽ là một điểm cộng chứng minh tính ứng dụng của hệ thống ERP được cung cấp.
Sau khi đã có những đánh giá ban đầu, bạn có thể rút gọn danh sách nhà cung cấp để tìm ra 2-3 nhà thầu phù hợp và tiềm năng để tiến hành khảo sát trực tiếp.
- Bước 3: Tiến hành đấu thầu
Danh sách nhà cung cấp tiềm năng giúp bạn thu hẹp được phạm vi tìm kiếm, tuy nhiên đó chưa phải là đích đến cuối cùng. Tiến hành đấu thầu để tìm ra nhà cung cấp là bước cần thiết để có thể đưa ra quyết định chính xác nhất.
Một buổi gặp gỡ các nhà thầu để trao đổi trực tiếp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn và cả các nhà cung cấp hiểu được nhu cầu – khả năng của đối phương. Đừng quên chuẩn bị các câu hỏi cụ thể, cũng như mô tả chi tiết nhất các yêu cầu bạn cần để nhà cung cấp có thể giải đáp trọn vẹn các thắc mắc, cũng như đánh giá được khả năng cung ứng của nhà thầu.
- Bước 4: Kiểm tra nhà cung cấp
Biểu hiện của nhà cung cấp trong buổi đấu thầu rất quan trọng, nhưng việc kiểm tra lại các nhà thầu không bao giờ là thừa nếu bạn muốn tìm ra nhà cung cấp ERP tốt nhất cho doanh nghiệp.
Những gì được viết trong hồ sơ năng lực không phải là tất cả. Tốt hơn hết bạn nên liên hệ với 1 vài công ty đối tác/ khách hàng của nhà cung cấp tiềm năng để tham khảo những gì họ thực sự làm, cũng như thái độ và trách nhiệm của họ trong khi cung cấp dịch vụ. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn chính xác và khách quan hơn về các nhà cung cấp, thay vì chỉ nghe 1 phía từ bài thuyết trình của họ trong buổi đấu thầu.
Đương nhiên, các tiêu chuẩn đánh giá mà công ty bạn đặt ra ban đầu vẫn cần được tuân thủ để đảm bảo rằng quyết định cuối cùng của bạn không đi chệch hướng so với mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra.
- Bước 5: Dùng thử và tối ưu ERP trong hệ thống quản trị
Dù đã lựa chọn được nhà cung cấp ưng ý, đừng bao giờ vội vàng ký hợp đồng triển khai. Một thời gian dùng thử và tối ưu ERP trong hệ thống quản trị luôn là lựa chọn khôn ngoan, và bạn không bao giờ nên bỏ qua bước này.
Ký kết hợp đồng dùng thử với nhà cung cấp giúp bạn có thời gian tìm hiểu và triển khai trực tiếp, từ đó đưa ra đánh giá chính xác hơn về cả phần mềm lẫn nhà cung cấp, thay vì chỉ nghe lý thuyết một chiều. Thêm vào đó, trong quá trình triển khai, bạn có thể xác định được các ưu – khuyết điểm của phần mềm, các tính năng đã đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp hay chưa, các vấn đề phát sinh có được nhà cung cấp giải quyết nhanh chóng và triệt để hay không. Nếu tất cả các yếu tố này đều đạt tiêu chuẩn, việc ký kết hợp đồng chính thức mới nên diễn ra để hạn chế tối đa các rủi ro doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải.
Triển khai chính thức và đánh giá hiệu quả của ERP
Sau khi đã tiến hành đầy đủ các đánh giá và khảo sát để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp có thể bắt đầu tích hợp ERP vào hệ thống quản trị và chính thức triển khai hoạt động. Tuy nhiên quá trình triển khai này luôn cần được điều hành, kiểm tra và đánh giá hiệu quả theo đúng quy trình để đảm bảo đạt mục tiêu mong muốn.
Triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp
Khi đã quyết định chính thức áp dụng ERP tại doanh nghiệp của bạn, hãy đảm bảo rằng quy trình thực hiện luôn được áp dụng và theo dõi sát sao đúng với tình hình thực tế. Cũng giống như việc áp dụng bất kỳ một hệ thống phần mềm mới nào khác, triển khai ERP cũng cần được chú ý với một số điểm lưu ý sau:
- Quan sát và ghi chép lại quá trình vận hành ERP, hiểu rõ được thuận lợi và khó khăn của từng bộ phận trong quá trình triển khai hệ thống.
- Xây dựng các trường hợp kinh doanh hiệu quả theo danh sách lợi ích, đồng thời dự đoán các vấn đề, sự cố có thể gặp phải và đưa ra kịch bản xử lý thích hợp trong từng tình huống.
- Luôn duy trì tài nguyên phù hợp để đảm bảo ERP có thể hoạt động ổn định và hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu cuối cùng.
- Lập kế hoạch sớm cho các công việc cần triển khai để ERP thể hiện vai trò quản lý, phân tích, kế hoạch một cách tối ưu nhất.
- Đầu tư vào việc đào tạo và quản lý nhân trong quá trình triển khai ERP, biến việc sử dụng ERP thành quy trình thống nhất mà tất cả các bộ phận, phòng ban đều phải hiểu rõ và tham gia đúng với chức năng, nhu cầu, nhiệm vụ.
Đánh giá hiệu quả ERP
Trong quá trình ứng dụng ERP vào hệ thống quản trị doanh nghiệp, việc đánh giá hiệu quả là bước quan trọng không thể thiếu nếu muốn xác thực tính chính xác của việc đưa ERP vào hoạt động. Đó cũng là cơ sở để đưa ra những cải tiến, thay đổi phù hợp với tình trạng thực tiễn của doanh nghiệp. Dựa trên các tiêu chí ban đầu, cũng như thực tế phát sinh trong quá trình triển khai, doanh nghiệp có thể xác định được KPI mục tiêu mà quá trình triển khai ERP phải đạt được, từ đó phân tích và đưa ra kết luận chính xác nhất về hiệu quả của ERP với doanh nghiệp.
Để đơn giản hóa quá trình bày, bạn có thể đặt ra một số câu hỏi như sau:
- Sau khi tích hợp ERP, hiệu suất công việc của nhân viên tăng lên như thế nào?
- Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm được bao nhiêu thời gian cho một công việc cụ thể?
- Sự hài lòng của khách hàng thay đổi như thế nào sau khi ứng dụng ERP vào quản trị?
- Doanh số, tỉ lệ khách hàng có thay đổi gì sau khi tích hợp ERP hay không?
- Từ khi ứng dụng ERP, chiến lược mới vạch ra có cụ thể và khả thi hơn hơn so với phương pháp truyền thống hay không?
- Tài chính doanh nghiệp có được hoạch định rõ ràng hơn khi ứng dụng ERP không?
- Việc kết nối với các nhà cung cấp, đối tác nước ngoài có thuận lợi hơn khi sử dụng hệ thống quản trị ERP?
Tóm lại, tích hợp ERP là phương án hiệu quả giúp doanh nghiệp chuyển đổi số nhanh chóng, dễ dàng. Tuy nhiên quá trình này cũng cần thời gian, phương pháp và các bước tiến phù hợp, thay vì nóng vội thay đổi dẫn đến những khó khăn trong quá trình vận hành. Tìm kiếm nhà cung ứng thích hợp và nhận tư vấn chi tiết trước khi tiến hành sẽ giúp việc ứng dụng ERP của doanh nghiệp trở nên đơn giản và thuận lợi hơn bao giờ hết. Để biết nhiều thêm các thông tin và tài liệu liên quan bạn có thể truy cập HexaSync Blogs hoặc để lại bình luận bên dưới chúng tôi sẽ giải đáp sớm nhất có thể.
