CRM là phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả đang được sử dụng vô cùng rộng rãi trên thế giới cũng như ở Việt Nam. CRM đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng đang hiểu đúng và đủ về CRM và các lợi ích của nó. Để phát huy tối đa hiệu quả của phần mềm này, doanh nghiệp không thể bỏ qua top lưu ý khi sử dụng CRM sau đây:
1. Luôn quan tâm đến dữ liệu khách hàng
Dữ liệu khách hàng là điều kiện tiên quyết để phần mềm CRM có thể hoạt động và đưa ra những lợi ích mà doanh nghiệp luôn tìm kiếm. Nếu không có dữ liệu khách hàng, mọi tính năng của CRM gần như không thể phát huy được tác dụng của nó. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần thật sự quan tâm đến dữ liệu khách hàng nếu muốn khai thác hiệu quả từ CRM. Nếu một phần mềm CRM mà hoàn toàn không có dữ liệu, thì đó chỉ là một cái vỏ trống rỗng và vô dụng. Vì vậy đừng bao giờ quên tiếp nhận và đồng bộ tất cả dữ liệu khách hàng mà doanh nghiệp có lên phần mềm này.
2. Đặt KPI cho nhân sự sử dụng phần mềm
Phần mềm CRM có được sử dụng hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào việc đội ngũ nhân sự có tích cực khai thác lợi ích của phần mềm này hay không. Vậy nên đặt KPI rõ ràng về tỉ lệ sử dụng phần mềm sẽ là một phương án hữu ích nếu bạn muốn phần mềm này được khai thác tối đa trong doanh nghiệp của mình. Càng nhiều nhân sự sử dụng phần mềm, trên càng nhiều tác vụ thì tiềm năng của phần mềm càng được khai thác tối đa, và đó cũng là một trong những top lưu ý khi sử dụng CRM mà doanh nghiệp cần quan tâm.
3. Kiểm soát chất lượng dữ liệu
Số lượng dữ liệu lớn quan trọng, nhưng chất lượng dữ liệu càng quan trọng hơn trong việc phát huy giá trị của phần mềm CRM. Nếu nguồn dữ liệu không đảm bảo chất lượng, mọi phân tích, đánh giá, báo cáo của CRM đều không có giá trị tham khảo cho doanh nghiệp. Ngược lại, nếu chất lượng dữ liệu đạt chuẩn thì những báo cáo phân tích này lại trở thành cơ sở để doanh nghiệp xây dựng và phát triển các chính sách khách hàng hiệu quả.
4. Tích hợp đa nền tảng
Một trong những top lưu ý khi sử dụng CRM cho doanh nghiệp là việc tích hợp đa nền tảng sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động vận hành của phần mềm này. Khi tiến hành tích hợp, người dùng có thể truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị. Điều này cho phép hoạt động khai thác tài nguyên trên CRM linh hoạt hơn, gia tăng năng suất lao động và thuận tiện hơn cho người sử dụng gấp nhiều lần. Đây cũng là mục tiêu mà nhiều doanh nghiệp đặt ra khi sử dụng CRM.
5. Sẵn sàng khắc phục sự cố
Không có một phần mềm nào có thể vận hành trơn tru trong suốt vòng đời của mình mà không gặp bất kỳ một sự cố nào. Do đó việc sẵn sàng đối mặt và khắc phục sự cố cũng là điều doanh nghiệp cần thực sự quan tâm. Một trung tâm phản ứng nhanh để khắc phục sự cố là cần thiết, cũng đừng quên liên hệ và nhận sự tư vấn từ phía đối tác cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp.
6. Cải tiến quy trình là điều cần thiết
Phần mềm CRM chỉ đóng một vai trò rất nhỏ trong việc đóng góp vào sự phát triển doanh nghiệp. Những lợi ích mà chúng ta nhìn thấy hầu hết bắt nguồn từ việc quy trình làm việc được thay đổi như thế nào khi áp dụng CRM vào hoạt động vận hành của công ty. Nói một cách đơn giản, CRM là điều kiện cần, nhưng một quy trình hợp lý và khoa học mới là điều kiện đủ để phát huy hết tiềm năng của doanh nghiệp.
7. Đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm
Một trong những top lưu ý khi sử dụng CRM khác mà chúng ta cần quan tâm, đó là làm sao để đào tạo được đội ngũ nhân sự sử dụng phần mềm một cách thuần thục, chuyên nghiệp, hiểu và phát huy được hết tiềm năng mà phần mềm sở hữu. Không chỉ đào tạo ban đầu, việc đào tạo thường xuyên, cập nhật các tính năng mới hoặc cách thức sử dụng hiệu quả hơn cho nhân sự sẽ tạo nên một bước tiến quan trọng khi doanh nghiệp áp dụng CRM.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm CRM khác nhau, mỗi phần mềm lại có những tính năng, ưu điểm riêng. Lựa chọn phần mềm phù hợp với mục tiêu, nhu cầu của doanh nghiệp là bước quan trọng để doanh nghiệp có thể phát huy hết tiềm năng của phần mềm này trong hoạt động quản lý, chăm sóc khách hàng và kinh doanh nói chung.
9. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Nhà cung cấp uy tín cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phát huy hiệu quả sử dụng CRM. Không chỉ cung cấp phần mềm thông tin, một nhà cung cấp uy tín cũng sẽ có đội ngũ tư vấn – hỗ trợ chuyên nghiệp hơn, giúp giải đáp các thắc mắc và khắc phục sự số nhanh chóng hơn cho doanh nghiệp.
10. Kiên trì với mục tiêu ban đầu
Để thấy được hiệu quả của CRM cần một thời gian kiểm nghiệm. Đừng nóng vội đòi nhận được kết quả ngay mà hãy kiên trì với mục tiêu ban đầu, bởi lẽ những gì CRM đem lại cho doanh nghiệp là hiệu quả và sự phát triển lâu dài.
Với top lưu ý khi sử dụng CRM trên đây, hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng thể về cách thức vận hành, hoạt động CRM hiệu quả. Liên hệ với chúng tôi nếu cần được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm CRM. Để biết nhiều hơn các thông tin và tài liệu liên quan bạn có thể truy cập HexaSync Blogs hoặc để lại bình luận nếu các bạn có những thắc mắc cần giải đáp và chúng tôi sẽ trả lời bạn sớm nhất có thể.
